Projectleider Implementatie Centric Leefomgeving

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.
Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht

Met de komst van de Omgevingswet zullen ook een aantal landelijke systemen vervangen worden in het systeem landschap van de gemeente.
Het gaat hierbij onder andere om het OLO (Omgevingsloket Online). Dit landelijke loket zal worden vervangen door het nieuwe omgevingsloket. Samen met een aantal andere voorzieningen maakt dit nieuwe loket onderdeel uit van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Om goed te kunnen aansluiten op dit nieuwe stelsel (en dus ook het nieuwe loket) zal de gemeente haar VTH-systeem moeten aanpassen. Het systeem dat Hilversum nu gebruikt is Key2Vergunningen (Suite4Omgevingsdiensten) van Centric. Om met dit pakket goed te kunnen aansluiten biedt Centric een update aan naar haar nieuwe oplossing Centric Leefomgeving. Met deze update kan de gemeente gebruik gaan maken van het DSO.

Door de business is besloten de volgende route te lopen:
Iedereen werkt volledig in Centric Leefomgeving en alle VTH processen worden opnieuw ingericht conform de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (wkb). Er wordt geen gebruik meer gemaakt van Key2Vergunningen. Ook de relevante APV processen zullen worden ingericht in Centric leefomgeving.
In deze variant wordt er maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden van het DSO en van Centric leefomgeving in de volle breedte.

Het project beoogt een zo volledig mogelijke aansluiting van het VTH keten aan Centric Leefomgeving, dit inclusief inrichting van de processen in de oplossing, de opleiding van de medewerkers zodat zij kunnen werken in het portaal, het ontsluiten van management- en sturingsinformatie en de uitfasering van key2Vergunningen zoals we dit nu kennen.

Vanwege het uitstel van de omgevingswet worden in eerste instantie de processen ingericht conform de huidige (WABO) regelgeving. Bij live-gang van de omgevingswet zal de inrichting van Centric leefomgevings aangepast moeten zijn naar de omgevingswet en wkb.

Taken gemeente

• De gemeente heeft bepaald welke wijzigingen van toepassing zijn op de processen en brieven van de organisatie en welke processen er al met Centric Leefomgeving ondersteund moeten worden.
• Omgevingswetset op basis van Zaaktypecatalogus op https://omgevingswet.wiki moet vergeleken zijn met de eigen processen in de organisatie.
• Bij livegang omgevingswet moet bepaald zijn of er nog Wabo-processen afgehandeld moeten worden met Centric Leefomgeving.
• Geografische informatie en objectregistratie inrichten.
• Werking van de STAM-koppeling testen.
• De verschillende koppelingen (Basisregistraties, Zaken-DMS, subjecten) dienen ingericht en getest te worden; proef en definitief.
• Er dient historische zaakinformatie overgezet te worden in Centric Leefomgeving (proef en definitief).
• Gebruikers volgen een (online) training Centric Leefomgeving.

Fasering

Nu tot juli 2022:

• Onboarden portaal Leefomgeving
  • Uitproberen werking van het DSO.
  • Leren door te doen met de Omgevingswet Set-processen.
  • Keuze maken welke processen met Centric Leefomgeving te ondersteunen.
    • Ook processen en brieven worden aangepast.
  • Aansluiten en testen met de pre-productie omgeving van het DSO op de juiste werking binnen de keten met Centric Leefomgeving.
  • Koppeling met de basisregistraties (proef).
  • Koppeling Zaak- en DMS-systeem of gebruik maken van de portaal Leefomgeving-opslag in de Cloud.
  • Proef met overzetten van historische zaakinformatie.
  • Aansluiten en testen in de productie-omgeving van het DSO met portaal Leefomgeving.

Afhankelijk van livegang Omgevingswet:

• Historische zaakinformatie definitief overzetten.
• Koppelingen opnieuw testen
• Training.
• Livegang.

Scope

De werkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met zowel Centric als de vak-afdelingen uitgevoerd te worden, waarbij de projectleider met name een coördinerende rol speelt.
Tot de scope van deze opdracht behoren:

• Opstellen projectplanning daarbij rekening houdend met:
  • Inzet en planning leverancier.
  • Inzet functioneel applicatiebeheer (rekening houdend met going-concern werkzaamheden).
  • Inzet collega’s uit de VTH-keten.
  • Etc.
• Afstemming met de leverancier t.a.v. de werkzaamheden en planning.
• Afstemming met de VTH-keten (en de leverancier) om:
  • De huidig ingerichte keten op een omgevingswetbestendige wijze in te richten in de nieuwe oplossing.
  • De processen indien nodig her te (laten) ontwerpen en te implementeren in de applicatie
  • Een inventarisatie te maken van de aanvullende/nieuwe behoeften van de diverse teams ten aanzien van digitalisering van haar werkzaamheden in de nieuwe oplossing.
    • Het gaat hierbij met name om de PuZa teams Backoffice; Advies & Ondersteuning en Toezicht.
  • Het plannen en (helpen) inrichten van de processen ten einde bovenstaande mogelijk te maken.
  • Het afstemmen met de Hilversum Academie van de opleiding van alle desbetreffende medewerkers (totaal ongeveer 100) zodat zij ook kunnen werken in het portaal.
    • Er zijn hierbij verschillende expertniveaus nodig. Centric heeft hiervoor cursussen beschikbaar maar deze moeten met de HA afgestemd worden.
  • Het correct inrichten en koppelen van het systeem.
  • Koppelingen met BI omgeving gemeente.
  • Koppelingen onder meer met de diverse systemen van de gemeente.
  • Koppelingen met de desbetreffende systemen van de landelijke overheid.
  • Het leveren van documentatie;
  • Overdracht van de oplossing naar de lijnorganisatie;
  • het leveren van nazorg.

Competenties

• Verantwoordelijkheid (actie ondernemen);
• Oordeelsvorming (afwegen);
• Regisseren (afstemmen en deelproject leiden);
• Samenwerken;
• Resultaatgericht (formuleert resultaten).