Projectleider en verandermanager capaciteitsmanagement

Opdracht omschrijving

De eenheid Amsterdam ontwikkelt door naar een intelligence gestuurde inzet. Wij sluiten hiertoe aan bij de projecten van het land zoals de landelijke ontwikkeling rondom het Inzetbaarheidsmodel (inzetkader), Zelfroosteren en ontwikkeling van het capaciteitsmanagementproces. Wij dragen zorg voor borging naar de toekomst in onze reguliere organisatie.

In 2024 zullen de huidige CM-tools (o.a. BVCM) worden vervangen. Ter voorbereiding op deze vervanging worden diverse processen geüpdatet en geüniformeerd en worden medewerkers opgeleid. Landelijk loopt het programma business change CM 3.0 om de organisatie optimaal voor te bereiden en de gewenste cultuur –en gedragsverandering in dit kader te realiseren. Het in beeld brengen van capaciteitsvraag en -aanbod op een landelijk eenduidige wijze met bijbehorende sturingsinformatie maakt hier nadrukkelijk onderdeel van uit.

Het gewenste gedrag en mindset is om te gaan voorspellen, plannen, bijsturen, rapporteren, analyseren en gebruik te maken van integraal advies vanuit de adviseurs (CM, Control en HR) om zodoende eerder (meerdere maanden tot een jaar vooruit), scherper keuzes te maken en bij te stellen op basis van betere inzichten (cijfers en trends). Deze output kan vervolgens gebruikt worden om de nodige aanpassingen te doen in de periode planning (operationeel capaciteitsmanagement).

Verantwoordelijkheden

• De projectleider ondersteunt de portefeuillehouder bij uitvoering van de ontwikkelopgaves uit de portefeuille van Capaciteit & Inzetbaarheid en de verdere implementatie business change programma CM 3.0 en Zelfroosteren binnen de eenheid Amsterdam.
• Maakt hierover concrete afspraken met de portefeuillehouder en is verantwoordelijk voor het
  opleveren van de producten die voor de doorontwikkeling nodig zijn.
• Stuurt de ingerichte projectgroepen aan, onderhoudt contacten met de verschillende werkgroepen en legt verantwoording af aan de portefeuillehouders.
• Stelt driemaandelijks voortgangsrapportages op t.b.v. de (eenheids)monitor.
• Denkt niet hiërarchisch maar vanuit resultaat en professionaliteit, werkt buiten kaders waarbij hij/zij in staat is buiten districtelijke en organisatorische grenzen te kijken naar uiteindelijke resultaat voor de gehele sturing op inzet binnen de eenheid.

 

Vakmatige taken

• Projectplanning: Het opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief het identificeren van doelstellingen, mijlpalen, taken, deadlines en benodigde middelen.
• Teammanagement: Het samenstellen en aansturen van een projectteam, inclusief het toewijzen van taken, het bewaken van de voortgang en het bieden van ondersteuning en begeleiding aan teamleden.
• Budgetbeheer: Het opstellen en beheren van het projectbudget, inclusief het monitoren van kosten, het identificeren van mogelijke afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig.
• Risicobeheer: Het identificeren, analyseren en beheren van risico's die het project kunnen beïnvloeden. Dit omvat het ontwikkelen van risicobeheerplannen en het nemen van maatregelen om risico's te verminderen of te elimineren.
• Communicatie en rapportage: Het onderhouden van regelmatige communicatie met belanghebbenden, zoals teamleden, klanten en management. Dit omvat het verstrekken van regelmatige voortgangsrapporten, het organiseren van vergaderingen en het oplossen van eventuele communicatieproblemen. Opstellen van annotaties, notities, werkplannen voor eenheidsleiding, portefeuillehouders, ECMO (Eenheid Capaciteitsmanagement Overleg), stuurgroep, projectteams, etc.
• Stakeholdermanagement: Het identificeren en beheren van belanghebbenden die invloed hebben op het project. Dit omvat het begrijpen van hun behoeften en verwachtingen, het betrekken van hen bij besluitvorming en het oplossen van eventuele conflicten
• Vertalen van de landelijke CM visie, opdrachten en doelstellingen naar tactisch en operationeel niveau binnen de eenheid. Met betrokken partijen afspraken maken over randvoorwaarden en voortgang op voornoemde doelstellingen.
• Integraliteit en eenduidigheid vergroten tussen verschillende deelprojecten en werkprocessen, in samenhang met en bijdragend aan ambities uit het Jaarplan 2024. In staat zijn deze integraliteit te realiseren door samenhang te creëren: partijen bij elkaar te brengen en de gezamenlijke opdracht en doelstellingen naar boven te halen.
• Buiten hiërarchische kaders kunnen laveren: niet vanuit traditionele posities denken en handelen, maar vanuit rollen en verantwoordelijkheden en op inhoud. Vanuit rolvastheid collega's in beweging brengen.
• In staat zijn overzicht te behouden: tussen de verschillende deelprojecten, de effecten op de organisatieonderdelen, de veranderopgave en de reguliere lijnverantwoordelijkheden.
• In staat zijn collega's aan te spreken en aanspreekbaar zijn voor collega's.
• Kunnen en willen omgaan met weerstand.

 

Doelstelling

Uitvoeren programma businesschange CM 3.0 (meerjarenprogramma, proces cultuur & gedrag), bestaande uit het implementeren van een optimaal en uniform (basis) tactisch en operationeel CM proces, het vertalen van aanvullende eisen en wensen naar het nieuwe CM systeem, het opleiden van betrokken doelgroepen in proces en systeem en het opzetten van een rapportageomgeving.

1. Voorbereiding en uitvoering implementatie nieuw CM systeem (opvolger BVCM)
2. Verdere uitrol van de methodiek Zelfroosteren naar minimaal zes nieuwe teams, door het in gebruik nemen van de module zelfroosteren in het Quintiq systeem bij deze zes teams, het opleiden van de medewerkers en per bestaand team een “onderhoudssessie” zelfroosteren te organiseren
3. Gekwantificeerde inzetkaders vast en flex van districten en diensten opstellen aan de hand van vastgestelde CM–inzetkaders, 2x per jaar herijkt.
4. (Door)ontwikkelen van (P)CM systeem, inclusief planningsmodule, wat resulteert in het automatisch en op een uniform landelijke wijze genereren van strategische, tactische en operationele sturingsinformatie. In kaart brengen welke management rapportages en data vanuit de systemen essentieel zijn om op strategisch, tactisch en operationeel niveau goed sturing te kunnen geven op basis van betrouwbare inzichten.
5. Het organiseren van minimaal drie Kwaliteitsdagen in 2024 ten behoeve van het realiseren van een eenduidige CM taal en het verhogen van kennis en kunde van onder andere CM 3.0 en het nieuwe Quintiq systeem.

Contacten

Eenheidsleiding, sectorhoofd, teamchef en medewerkers.

Opleiding

Minimaal HBO- diploma

Professionele kennis en werkervaring

• Kennis van capaciteitsmanagement: bekend met methoden en technieken om de beschikbare middelen en capaciteiten binnen de organisaties te plannen, te beheren en te optimaliseren.
• Begrijpt de verschillende fasen van verandering, zoals het identificeren van de behoefte aan verandering, het opstellen van een veranderingsstrategie, het betrekken van belanghebbenden, het communiceren van de verandering en het monitoren van de voortgang. Is bekend met verschillende veranderingsmodellen en -methodologieën en kunnen deze toepassen op specifieke situaties.
• Kennis en ervaring in het implementeren van Zelfroosteren binnen organisaties en teams.
• Opstellen van projectplannen, beoordelen van projectplannen van deelprojectleiders.
• Opstellen van annotaties, notities, werkplannen en voortgangsrapportages.
• Vertalen van een strategische visie, opdrachten en doelstellingen naar tactisch en operationeel niveau.
• Met betrokken partijen afspraken maken over randvoorwaarden en voortgang op voornoemde
  doelstellingen.
• Verbinding en samenwerking creëren en borgen met afdelingen binnen de organisatie.
• In staat zijn overzicht te behouden: tussen de verschillende deelprojecten, de effecten op de
  organisatieonderdelen, de veranderopgave en de reguliere lijnverantwoordelijkheden.

Competenties

• Projectmanagement: bekwaam in het plannen, organiseren en beheren van projecten en programma’s. Dit omvat het opstellen van projectplannen, het identificeren en toewijzen van middelen, het bewaken van de voortgang en het beheren van risico's.
• Capaciteitsmanagement: in staat zijn om de capaciteitsbehoeften van een organisatie te analyseren, scenario’s op te stellen en adviezen op te stellen. Dit omvat het identificeren van huidige en toekomstige capaciteitsvereisten, het beoordelen van de beschikbare middelen en het ontwikkelen van inzichten en strategieën om de capaciteit te optimaliseren.
• Analytisch denken: heeft het vermogen om gegevens en informatie te analyseren om de huidige capaciteit te begrijpen en toekomstige behoeften te voorspellen. In staat om trends te identificeren, capaciteitsknelpunten te herkennen en passende maatregelen en oplossingen voor te stellen.
• Bedrijfsvoering: kennis van financiën, budgettering, operationele processen, kwaliteitsbeheer en het vermogen om bedrijfsdoelstellingen te vertalen naar concrete acties.
• Verandermanagement: in staat zijn om veranderingen binnen een organisatie effectief te plannen en te implementeren. Dit omvat het identificeren van de behoefte aan verandering, het betrekken van belanghebbenden, het ontwikkelen van een veranderstrategie, het beheren van weerstand en het monitoren van de voortgang.
• Communicatie: bekwaam om duidelijk te communiceren met belanghebbenden op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk. Dit omvat het presenteren van plannen, het rapporteren van voortgang en het betrekken van medewerkers en teams bij veranderingen.
• Leiderschap: in staat zijn om medewerkers en teams te motiveren, richting te geven, beslissingen te nemen en anderen te inspireren om de doelstellingen van het project of de verandering te bereiken.