Projectleider 1Stad1Pas

Functieomschrijving
Het project 1Stad1Pas heeft de afgelopen tijd alle medewerkers van een nieuwe toegangspas voorzien die standaard toegang verleent tot algemene zone's zoals plaza's, superflex en kantoorruimtes om flexibel werken nog toegankelijker te maken en een nieuw toegangscontrolesysteem geïnstalleerd.
De doelstellingen van dit project zijn zijn:
1. Medewerkers van één toegangsmiddel voorzien om in alle gemeentelijke (kantoor)gebouwen te kunnen (flex)werken;
2. Door gebruik te maken van één systeem wordt onze beveiliging beter: we kunnen dan onze mensen en onze bezittingen beter beschermen;
3. Goedkoper en sneller kunnen werken.
Het project heeft ondertussen een groot aantal panden op het nieuwe systeem aangesloten, maar een aantal panden in scope van het project moet nog worden aangesloten. Daarnaast moeten processen waaruit de dienstverlening rond toegang tot panden bestaat nog goed worden geïmplementeerd. Dit omvat zowel processen voor de operatie van de dienstverlening rond toegang tot panden als voor het functionele beheer van de systemen. Ook alle achterliggende voorwaarden zoals een goed technisch beheer en onderhoudscontracten conform de stedelijke voorwaarden moeten worden geborgd.

Het is een zeer zelfstandige functie waarin jij als projectleider de lead hebt en verantwoording aflegt aan een stuurgroep. Je werkt nauw samen met collega's van het Facilitair Bureau, van het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie en met een flink aantal externe leveranciers.
De functie:
Als projectleider bestaat jouw taak uit het samen met de collega's in het projectteam en alle andere stakeholders en betrokkenen de projectresultaten op te leveren. De belangrijkste hiervan zijn:
• Samen met het projectteam en een aantal externe leveranciers de resterende panden in scope aansluiten op het nieuwe toegangscontrolesysteem.
• Zorgen dat alle collega's toegang tot de alle gemeentelijke panden die aangesloten zijn hebben in overeenstemming met het beveiligingsbeleid.
• De processen rond de dienst toegang tot panden zowel op operationeel als op functioneel en technisch gebied te implementeren. Dit alles zodat een optimale dienstverlening gegarandeerd wordt.

Werkzaamheden
• Bewaken vastgestelde uitgangspunten: voortgang, budget, planning en kwaliteit;
• Aansturen en onderhandelen met externe leveranciers, opdrachtnemers en contractmanagement;
• Het inhoudelijk aansturen van de projectmedewerkers;
• Fungeren als aanspreekpunt voor partners en stakeholders in de stad en partners in de stuurgroep.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
Deze vakgroep organiseert ook het werkveld rondom de project- en programmanagers voor projecten met een i-component. Deze medewerkers zorgen ervoor dat projecten en programma's worden uitgevoerd. En volgens de opdracht en de afgesproken methodiek en binnen de financiële kaders en architectuurkaders. Dit omvat ook werkzaamheden rondom bijvoorbeeld het maken van status- en voortgangsrapportages en opstellen van risicoanalyses. De vakgroep voert het werk uit in de i-projecten (in de opgaven voor de stad of de i-opgaven). De taken van een project- of programmamanager veranderen in de transitie naar steeds meer multidisciplinaire teams en agile werkwijzen. Zo voeren we de taken steeds meer volgens Lean- en Kanban-methodieken uit. Ook zal het aantal projecten in de komende tijd afnemen. Dit omdat we steeds meer toe groeien naar vaste teams die specifieke producten of voorzieningen opleveren of beheren.
Op dit moment worden ruim 100 projecten uitgevoerd. Deze projecten bestaan onder meer uit (Europese) aanbestedingen voor nieuwe applicaties, Cloud projecten, datamigraties, digitaliserings- en automatiseringsprojecten en applicatielandschap vernieuwing. Voor deze projecten zoeken we met grote regelmaat nieuwe collega's. Ten behoeve van kwaliteitsborging en continuïteit worden er kennisbijeenkomsten en opleidingen georganiseerd en worden ervaringen uitgewisseld.