Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

Organisatie
De Regio Gooi en Vechtstreek is een samenwerkingsverband van zeven gemeenten (Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren, Wijdemeren en Eemnes) met een organisatie van circa 500 medewerkers, die zich richt op uiteenlopende regionale opgaven in zowel het fysieke als sociale domein. De complexiteit van de bestuurlijke processen vraagt om een stevige en ervaren (programma)secretaris die in staat is om soepel te schakelen tussen bestuursorganen, ambtelijke staf en externe partners.

De opdracht wordt uitgezet voor het organisatieonderdeel Beleid en Bestuur, team staf. Vanuit deze eenheid ondersteunen wij de politieke, bestuurlijke en ambtelijke samenwerking tussen gemeenten, onze diensten en maatschappelijke partners. Deze samenwerking richt zich op de maatschappelijke opgaven, gebiedsopgaven en onze diensten. Wij zorgen dat gemeenten politiek, bestuurlijk en ambtelijk aan het stuur van de regionale opgaven en de Regio organisatie zitten. Met gemeenten, onze diensten, ondernemers en maatschappelijke organisaties bereiden wij beleid en besluitvorming voor en voeren dat uit. Ook zorgen wij voor de bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging van de regiogemeenten in de Metropoolregio Amsterdam (MRA), provincie en Rijk. Daarnaast vragen wij waar mogelijk subsidies aan en voeren projecten uit.

Achtergrond
Door de (tijdelijke) uitval van de bestuurssecretaris en de communicatiestrateeg is de werkdruk binnen de staf van onze organisatie aanzienlijk toegenomen. De huidige programmasecretaris vervult momenteel ook de rol van waarnemend bestuurssecretaris, waardoor extra capaciteit noodzakelijk is om continuïteit en goede bestuurlijke ondersteuning te waarborgen.

Doel van de functie.
De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken. Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.

Opdracht
Als Programmasecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bestuurlijke processen binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je draagt zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen de staf, directie, het bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder de Metropoolregio Amsterdam. Je hebt bij voorkeur specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publiek domein.

Kerntaken en verantwoordelijkheden
•         Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
•         Ondersteunen, voortgangsbewaking en het opvolgen van besluiten en acties.
•         Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
•         Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
•         Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken. •   Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
•         Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
•         Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.

Competenties

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk ontwikkeld gevoel voor planning en prioritering.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, met het vermogen om helder en diplomatiek te communiceren.
• Proactieve, zelfstandige werkhouding met bestuurlijke sensitiviteit en integriteit.
• Analytisch vermogen en het vermogen om complexe dossiers snel te doorgronden en kernpunten helder samen te vatten.
• Onpartijdigheid, discretie en vertrouwelijkheid in de omgang met gevoelige informatie.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische politieke omgeving.
• Samenwerkingsgerichtheid en het vermogen om effectief te schakelen tussen diverse stakeholders.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Flexibiliteit én beschikbaarheid op de juiste momenten is geboden. Op donderdagen en vrijdagen eens per zoveel weken vinden de overleggen plaats, die je ondersteunt. Overige indeling in nader overleg te bepalen. Thuis werken behoort slechts ten dele tot de mogelijkheden.