Programmasecretaris

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht.
De gemeentelijke organisatie is informeel en ambitieus. Met circa 650 medewerkers wordt gewerkt aan een toekomstbestendige en bedrijvige stad. Het prachtige, moderne en lichte Stadshuis staat in het levendige centrum van Nieuwegein met volop winkels in de buurt.

De lijnen in de organisatie zijn kort, er is een informele werksfeer en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief. De bedoeling van de organisatie is om bij te dragen aan een bloeiende Nieuwegeinse samenleving.

Waar kom je te werken?
Het programma Preventie met Gezag houdt zich bezig met de aanpak om, samen met haar partners (o.a. onderwijs, jongerenwerk, HALT politie, OM, (jeugd-)reclassering en diverse afdelingen binnen gemeente), te voorkomen dat jongeren in de georganiseerde (drugs)criminaliteit belanden of daar verder in afglijden. Nieuwegein is een van de 27 gemeenten in Nederland die voor deze aanpak extra middelen van het Rijk heeft gekregen. In Nieuwegein focussen we ons in een langjarige aanpak op de pijlers beeld op orde, preventie, aanpakken en oppakken. Binnen dit programma werken een programmamanager (je opdrachtgever), een communicatieadviseur en 3 projectleiders dagelijks aan het realiseren van deze ambities. 

Het nationaal programma Centrale As Nieuwegein houdt zich bezig met het ontwikkelen van een langjarige aanpak voor een zestal wijken in de Centrale As in Nieuwegein. Dit gebeurt onder de vlag van het Nationaal programma leefbaarheid en veiligheid.

Nieuwegein is een van de 19 gebieden in Nederland die voor deze aanpak extra middelen van het Rijk heeft gekregen. Samen met een Alliantie van partijen werken wij aan het vergroten van de bestaanszekerheid, het vergroten van het perspectief voor jeugd en jongeren en willen wij dat inwoners prettig in hun wijk en buurt kunnen wonen. Binnen dit programma werken een programmamanager (je opdrachtgever), een communicatieadviseur en 3 projectleiders dagelijks aan het realiseren van deze ambities. 

Opdracht
Als programmasecretaris van deze programma’s houd jij je o.a. bezig met het begeleiden en faciliteren van de werkprocessen binnen beide programma’s. Je werkt 16 uur voor Preventie met Gezag en 16 uur voor het Nationaal Programma Centrale As Nieuwegein.

Wat verwachten wij van je aan het einde van je opdracht?

• Voor beide programma’s lever je voortgangsrapportages op.
• Voor beide programma’s coördineer je het proces om te komen tot een uitvoeringsplan en de subsidieaanvragen voor het jaar 2027.

Wat ga je doen?
Als programmasecretaris van deze programma’s houd jij je o.a. bezig met het begeleiden en faciliteren van de werkprocessen binnen het programma door: 

• Het plannen, notuleren en organiseren van diverse bijeenkomsten met bijvoorbeeld interne en externe stakeholders op bestuurlijk en ambtelijk niveau;  
• Het vastleggen van actielijsten en (in overleg) aanjagen van afspraken; 
• Het invullen van de secretarisrol van de Alliantie en de Driehoek;
• Het maken en archiveren van gespreksverslagen; 
• Administratieve ondersteuning bij de financiën: verantwoording en monitoring; 
• Je schrijft mee aan voortgangsrapportages, subsidieaanvragen en collegevoorstellen, en levert input voor het lokale uitvoeringsplan. 
• Informerende rol richting de betrokken partijen en collega’s; 

Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden:

• Je hebt een belangrijke signalerende rol in de verbinding tussen preventie met gezag en leefbaarheid en veiligheid; je geeft proactief aan of er bijvoorbeeld dingen dubbel gebeuren en, waar je kansen ziet op verbinding etc.  
• Je kan gevraagd worden de verdieping aan te gaan op een inhoudelijk onderwerp vanuit het programma, waar wij in eerste instantie in ieder geval denken aan een rol bij het verder vormgeven van de monitoring en het leerproces hier omheen. Je signaleert hierin zelf ook mogelijkheden op onderwerpen die extra ondersteuning behoeven.  
• Je bent de vraagbaak van het programmateam, zowel op procesmatig niveau als op meer generiek informatieniveau. Collega’s weten je te vinden voor praktische ondersteuning, maar ook voor overzicht en duiding van het grotere geheel.
• Je helpt bij het vertalen van complexe programma-informatie naar heldere acties en inzichten, en bent daarbij verantwoordelijk voor een goed geïnformeerde en goed georganiseerde samenwerking. 
• Je bent creatief en visueel vaardig: je gebruikt ontwerptools zoals bijvoorbeeld Canva om visuals, presentaties en communicatiemiddelen te maken en de opmaak van programma- en beleidsdocumenten aan te scherpen. 
• Je bent een sparringpartner voor het programmateam. Je denkt actief mee over de koers en strategie van het programma en draagt bij aan het verder brengen van strategieontwikkeling d.m.v. jouw bijdragen aan het uitvoeringsplan en de monitoring.  

Competenties

• Pro-actief
• Resultaatgericht
• Teamspeler
• Flexibel
• Communicatief vaardig zowel mondeling als schriftelijk
• Leergierig en Nieuwsgierig
• Stevig in je schoenen staan

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-do, woensdag en/of vrijdag en is bespreekbaar.