Programmasecretaris

Opdrachtomschrijving
De programmasecretaris gaat aan de slag in een aantal IV zware projecten die zowel in opstartende als afrondende fase zitten. Zij / hij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering, administratie, vastlegging van de activiteiten en afspraken binnen de projecten, en draagt zorgt voor het initieren en uitvoeren van nieuwe initiatieven zoals de DTC-1 pilot en andere initiaitieven die voortkomen uit de nationale strategie European border management. De Programmasecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van verschillende projectleiders en programma management. De volgende taken worden nauwgezet uitgevoerd. de Projectmanager en het programmakernteam bij de beheersing van het programma. Daartoe voert de Programmaondersteuner de volgende taken nauwgezet uit:

• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;

• beheren van de programma-administraties, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

• beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie); signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan projectleiding;

• opstellen en redigeren van nota's en memo's voor zover het de projectganisatie betreft. De programmasecretaris heeft aantoonbare kennis van IV en architectuur onderdelen vanwege het grote IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten en vooral de oplossingen die iv zwaar zijn. De programmasecretaris haalt voldoening uit het structureren, initieren en afronden van de `projecten'. Zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door haar `can do' opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

• Plannen en organiseren

• Resultaatgerichtheid

• Organisatiesensitiviteit

• Netwerken

• Motiveren

• Programma secretaris is bekend met innovatieve grensprojecten. Heeft daarin aantoonbare projecten gedraaid in de rol van programma secretaris.

• Programma secretaris heeft gewerkt in een stakeholderveld van publieke en private partijen in het grensdomein

• programma secretaris heeft aantoonbare ervaring in en kennis van Europese subsidie trajecten. Zij / hij heeft aantoonbaar de administratie verzorgd met betrekking tot de verkregen Europese subsidies

Achtergrond opdracht
Het programma future borders richt zich op de juiste en tijdige implementatie van Europese verordeningen op het gebied van migratie, grensbeheer en veiligheid. Daarnaast is het programma verantwoordelijk voor de uitvoering van innovatieve grensprojecten in het grensdomein.

• Deels op eigen initiatief,

• deels door overname van grensprojecten van A&M. Het programma is op zoek naar een programmasecretaris met ruime ervaring in het grensdomein en die betrokkenheid heeft gehad met lopende grensprojecten met betrekking tot de digitalisering van grenscontrole handelingen en betrokken is geweest bij soortgelijke projecten binnen A&M (voormalig Ministerie van J&V).