Programmamanager AFIS

Opdrachtomschrijving
De directie Financiën en Inkoop (F&I) van de gemeente Amsterdam heeft als ambitie haar diensten aan de gemeentelijke organisatie en de Amsterdamse burgers en bedrijven te verbeteren en zich voor te bereiden op de toekomst door te werken aan excellente advisering, ondersteund door een excellente financiële administratie. Om verdergaande professionalisering van de financiële processen en producten en de integratie met de inkoopprocessen mogelijk te maken, heeft gemeente Amsterdam na een fase van marktverkenning en marktconsultatie een financieel management en inkoop systeem (AFIS) aanbesteed. Voor de implementatiefase zoeken wij een programmamanager.

Bestanddelen van de opdracht
De gemeente Amsterdam heeft de ambitie om haar dienstverlening op het gebied van financiën en inkoop een kwaliteitsimpuls te geven. Een impuls die bestaat uit het intensiveren van het automatiseringsgraad van zowel de financiële- als de inkoopprocessen van de gemeente. Deze ambitie is verwoord in de doelstelling om het financieel management en inkoop systeem (AFIS) dusdanig in te richten dat het gebruiksgemak voor gebruikers in de stad zoals budgethouders, prestatieverklaarders en bestellers toeneemt en de achterliggende processen zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd verlopen. Zo wordt ook de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd met als resultaat dat ook de kwaliteit van rapportages toeneemt en op eenvoudiger wijze ontsloten kunnen worden. Hiervoor heeft de gemeente in het eerste kwartaal een aanbesteding uitgezet om een nieuw (cloud-) systeem aan te schaffen. Deze aanbesteding is afgerond en de gemeente zal de komen jaren gebruik gaan maken van SAP S4HANA en SAP Ariba.

We vragen jou als programmamanager voor de Implementatiefase om dit complexe traject op een ondernemende en resultaatgerichte manier te laten slagen. Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden zijn hierbij onmisbaar. De programmamanager creëert draagvlak binnen de organisatie, werkt projectmatig, heeft oog voor processen en heeft ervaring met het implementeren van SaaS-oplossingen bij de gemeentelijke overheid.

Tijdskader
Project met externe implementatiepartner is reeds van start gegaan. Live gang datum is 01-01-2024, decharge vindt naar verwachting plaats rond 30-06-2024.

Op te leveren resultaten

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het programma;
• Aansturen van de programmaorganisatie inclusief de toekomstige implementatie- beheer partner;
• Bewaken en sturen op planning, volledigheid en kwaliteit van de op te leveren producten binnen deze fase;
• Rapporteren aan de stuurgroep;
• Opstellen en bijstellen van programmadocumenten met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever;
• Opstellen van documenten benodigd voor bestuurlijke besluitvorming;
• Adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;
• Inhoudelijk toelichten van het programma, de programmaresultaten en consequenties;
• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het programma en deze op één lijn brengen;
• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie.

Afstemming
Als programmamanager voor de Implementatiefase kom je te werken in een dynamisch programma waar nu al meer dan 100 collega's bij zijn betrokken. Je hebt een programmateam tot jouw beschikking en je werkt nauw samen met de implementatie- en beheerpartner, de coördinator van de onderliggende projectgroepen en IV-projectleider. Dit programma heeft als doel de financiële functie toekomstbestendig te maken zodat de gemeente Amsterdam kan leveren wat de groei van de stad vraagt.

Stakeholders
Het programma AFIS kent een groot stakeholders veld. Hieronder een (niet limitatieve) opsomming:

• Opdrachtgever (directeur F&I)
• Gedelegeerd opdrachtgever (MT lid F&I)
• Stuurgroepleden
• MT leden F&I
• Teamleiders F&I
• Externe implementatiepartner
• Inhoudsdeskundigen
• Teamleiders
• Afdelingsmanagers
• en directeuren van andere organisatieonderdelen

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers.
Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties.
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)
Het cluster Bedrijfsvoering is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. In het cluster Bedrijfsvoering vindt ondersteuning van de bedrijfsvoering plaats. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de gemeente Amsterdam, bewaakt de doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen en verzorgt de financiële informatievoorziening.

Programma-organisatie AFIS
De implementatie van AFIS is omvangrijk en complex aan de systeemzijde en organisatiezijde. Het programma kent daarom twee implementatielijnen. Lijn 1 richt zich op de inrichting van het systeem en de processen en werkt daarin nauw samen met de technische implementatie- en beheerpartner. Lijn 2 focust zich op de implementatie in de organisatie en richt zich op diverse gebruikersgroepen en adoptie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem.