Medior adviseur routekaart bedrijfsvoering (AOIC)

De organisatie 

Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie (OM). Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, het Parket-Generaal. Een onderdeel daarvan wordt gevormd door de afdeling Finance & Control (F&C). De afdeling F&C bestaat naast de Auditgroep OM uit de clusters Concerncontrol, Portfoliomanagement en Bestuurlijke informatievoorziening. De afdeling F&C ondersteunt het College in zijn bestuurlijke rol, met name in de uitvoering van de cyclus van planning & control, toezichthouden en verantwoording afleggen in de meest ruime zin. 

Het Openbaar Ministerie (OM) is verantwoordelijk voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Het is van groot maatschappelijk belang dat het OM haar besturing en bedrijfsvoering effectief heeft ingericht en uitvoert. In dit licht heeft het College van procureurs-generaal besloten om de bedrijfsvoering op verschillende deelgebieden te versterken. Er wordt daarbij voortgebouwd op reeds ingezette verbeteringen en er wordt prioriteit gegeven aan de meest urgente vraagstukken. 

Beschrijving directie/afdeling 

De medewerker komt te werken bij de Auditgroep OM. De Auditgroep OM heeft als taak het uitvoeren van diverse audits voor het College. Door jaarlijks interne financial AO/IC en operational audits uit te (laten) voeren worden de risico’s en omissies in het administratief proces, financieel, personeel en materieel beheer tijdig gesignaleerd en wordt er ruimte gecreëerd om tijdig adequate beheersmaatregelen te treffen. Met als uiteindelijk doel dat het OM in control is op het administratief proces en financieel beheer in de meest ruime zin. 

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel 

Het beoogd resultaat van de Routekaart F&C is een doelmatig en efficiënt ingerichte financiële functie die als strategisch business partner het College en de parketten ondersteunt bij het sturen, monitoren, bijsturen en evalueren van de geleverde prestaties. Dit doet de toekomstige financiële functie door samen te werken vanuit eenduidige kaders, instrumenten en processen waarbij kennis onderling gedeeld wordt en het College en de parketten centraal staan. 

De focus hierbij is o.a. dat: 

de rol van business partner voor de onderdelen en adviseur voor het College proactief wordtingevuld;

de taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling tussen de onderdelen en destafdirecties helder en uniform is;

de werkprocessen bij de onderdelen uniform zijn, met oog voor verschillen in omvang encomplexiteit van de onderdelen;

eenduidige formats en spelregels worden gebruikt;

standaardrapportages beschikbaar zijn waarin financiële en operationele informatie isgecombineerd en laagdrempelig beschikbaar is op verschillende aggregatieniveaus;

controles op risico’s worden gebaseerd.

 

Gezien de omvang van de activiteiten van de Routekaart worden 2 plateaus onderscheiden. In 2023 wordt met plateau 1 aangevangen. Hiertoe zullen de thema’s uitgewerkt worden in projectkaarten. De projectkaarten brengen nadere detaillering en verdieping aan en geven per werkstroom inzicht in doelstelling, activiteiten, mijlpalen en afhankelijkheden. De projectkaarten vormen een belangrijk fundament voor projectsturing. 

De Routekaart F&C is opgedeeld in 4 deelprojecten (zie hierna) waarbij de clusterhoofden van de afdeling F&C van het OM de trekker en eindverantwoordelijke zijn voor hun deelproject. De te bereiken resultaten voor F&C in plateau 1 ten aanzien van de deelprojecten zijn: 

1.P&C-cyclus: planningsproducten zoals procedures, kaderbrief, begrotingsformat, gesprekscyclus.

2.AO/IB: uniformering deel van de financiële processen, lacunes/dubbelingen werk vaststellenen mandatering bepalen.

3.Managementinformatie: bepalen uitgangspunten voor managementinformatiebehoefte enversterking bestaande managementinformatie, inventariseren generieke informatie behoefteen best practices.

4.Organisatie van de financiële functie: bepalen uitgangspunten to-be financiële organisatie,verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden lokaal/landelijk, organisatieen inrichting landelijke staf.

Besturing Routekaart F&C 

Onder aansturing van de concerndirecteur F&C zal uitvoering worden gegeven aan de routekaart F&C. Hij doet dat in samenspraak met de adviescommissie F&C. Deze adviescommissies is samengesteld uit een hoofdofficier, een plaatsvervangend hoofdofficieren en drie directeuren bedrijfsvoering van de parketten. Voorstellen worden voorgelegd aan de adviescommissies voordat besluitvorming in het College plaatsvindt. De concerndirecteur F&C bewaakt, samen met de Procureur-Generaal Bedrijfsvoering, de inhoud, samenhang en tempo van de routekaarten en rapporteert daarover periodiek aan het College van Procureurs-Generaal. Voor F&C zal een externe programmamanager worden aangesteld die rapporteert aan de concerndirecteur F&C. Deze programmamanager stuurt de vier interne trekkers van de deelprojecten aan. 

Voor deze activiteit is intern onvoldoende personele capaciteit. Daarom wordt externe 

ondersteuning gezocht 

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden 

Functiebenaming: Medior adviseur 

Een gedreven en energieke adviseur met AO/IC expertise en ervaring als adviseur op medior niveau. Bij voorkeur in ondersteunende rol met een senior functie. De senior heeft daarbij een overkoepelende en inhoudelijk sturende rol. Beide functies parttime. 

De belangrijkste competenties zijn: 

•kunnen bijdragen aan opstellen van procesbeschrijvingen inclusief AO/IC risico’s enbeheersmaatregelen en taken en bevoegdheden;

•Inventiviteit/creativiteit;

•goed kunnen samenwerken met collega’s in een projectverband en andere partijen;

•vaardigheid in het analyseren en uitwerken van AO/IC procedures en werkprocessen;

•goede uitdrukkingsvaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk;

•plannen en organiseren/projectmatig werken;

•organisatie/politieke/bestuurlijke-sensitiviteit;

•enige kennis van en werkervaring met administratieve organisatie en interne controles, bijvoorkeur in de overheidssfeer.

In het kader van de implementatie van de routekaart zijn wij op zoek naar iemand die ondersteuning kan bieden op het gebied van AO/IC en kan bijdragen aan het uitwerken en vastleggen van procedures en het uniformeren van de administratieve beheersing van het primair en financieel proces. 

Dit project heeft nauwe samenhang met andere projecten/programma’s die zien op de uitvoering van deze processen in het kader van de Routekaart. Je ondersteunt bij de advisering over toepassing van beleid en bij de implementatie daarvan. Je levert een bijdrage bij het schrijven van uitvoeringsplannen en integrale adviezen in samenwerking met de senior-adviseur. Je werkt op een effectieve, resultaatgerichte en planmatige wijze. 

De scope van de doorontwikkeling is de financiële functie (F&C), HRM &Organisatieontwikkeling (HRM&O) en Huisvesting & Facilities (H&F). Hiertoe hebben de concerndirecteuren F&C, HRM&O en H&F een routekaart voor deze disciplines opgesteld.