Medewerker frontoffice burgerzaken-receptionist(e)

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Iedere dag dragen onze 400 collega’s eraan bij dat inwoners Houten een prettige plek vinden om te wonen. Je krijgt bij ons eigen verantwoordelijkheden en ruimte om zelf invulling te geven aan je werkzaamheden. Als collega’s staan we voor elkaar klaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen, onze deuren staan letterlijk en figuurlijk voor elkaar open.

Je plaats in de organisatie
Jouw plek is binnen het team Dienstverlening. Binnen dit team zijn zo’n 28 betrokken collega’s op hoofdlijn bezig met eerstelijns klantcontact: van het aanvragen van reisdocumenten, rijbewijzen en parkeervergunningen, het verstrekken van uittreksels, verwerken van (digitale) aangiftes verhuizingen tot aangiftes geboortes, overlijden en voltrekken van huwelijken. Maar ook het organiseren van verkiezingen en het toegankelijk en gebruiksvriendelijk ontsluiten van de gemeentelijke informatie en via de website ook toegang tot het digitale loket van de gemeente Houten. De gemene deler binnen het team is, dat wij onze klanten graag en goed willen helpen.

Jij komt te werken bij het cluster Burgerzaken.

Opdracht/werkzaamheden
Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de BRP (Basisregistratie Personen). Je behandelt aanvragen reisdocumenten, rijbewijzen, Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en afgifte uittreksels. Je verricht alle voorkomende werkzaamheden in het kader van de BRP, zoals berichtenverkeer (verhuis) mutaties en actualiseringen. Je beoordeelt en verwerkt buitenlandse brondocumenten voor, her-inschrijving in de BRP. Je verstrekt gegevens uit de BRP en beoordeelt aanvragen nalatenschap. Je bent vraagbaak voor burgers en collega’s op het gebied van inschrijving, reisdocumenten, rijbewijzen en bent op de hoogte van de actualiteiten. Maar ook de overige producten waaronder aanvragen voor parkeervergunningen, gehandicapten parkeerkaarten komen bij jou langs.

Als (vervangend) receptionist vervul je de volgende taken:

• Je treedt op als gastheer-vrouw bij ontvangsten en evenementen en verzorgt representatieve taken;
• Zorgt voor een representatieve inrichting publiekshal en gebruik van de ruimte;
• Ontvangt bezoekers en informeert de medewerker en/of het secretariaat dat zijn bezoek is gearriveerd indien nodig;
• Verwijst bezoekers naar vergaderruimten;
• Helpt burgers met het maken van een afspraak;
• Je houdt toezicht op bezoekers, de wachtrij, de wachttijd en spreekt collega’s daarop aan;
• Verstrekt algemene informatie over producten en diensten van de gemeente;
• Reikt reisdocumenten en rijbewijzen uit en neemt oude documenten in, volgens de daarvoor geldende voorschriften en verwerkt het in Centric Burgerzaken;
• Verwerkt kasbetalingen, maakt de kas op en verantwoordt dit in Key2betalen;
• Opent en sluit op de daarvoor aangegeven tijden de deur en tourniquet;
• Neemt (aangetekende) brieven en/of documenten in ontvangst en zorgt dat deze naar de postregistratie worden verzonden;
• Registratie van Gevonden en Verloren voorwerpen;
• Overige lichte administratieve taken;
• Uitgifte en registratie van sleutels openbare gebouwen.

Hoe ziet je werkdag eruit?
Je dag start veelal met een eerste briefing op basis van de te verwachten drukte. De gemeente Houten werkt op afspraak. Je werkzaamheden bestaan uit het in behandeling nemen, toetsen, doorzetten en uitreiken van een diversiteit van producten. Veelal rij- en reisdocumenten. Nauwkeurigheid en oplettendheid zijn cruciaal. Immers jij bent de eerste schakel om mogelijke identiteitsfraude te signaleren. Het werk vraagt dus om een hoge mate van nauwkeurigheid. Je helpt graag klanten met een glimlach en bent invoelend. Je bent stressbestendig en kan zo nodig helder en duidelijk de grens stellen. De diversiteit aan vragen en het verschil van klanten, maken dan ook geen dag hetzelfde.

Wie je bent
Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste medewerker met een MBO werk- en denkniveau. Een paar jaar gemeentelijke ervaring, met name op het vakgebied burgerzaken is een pré, alsook een diploma Basiskennis Burgerzaken (NVVB).

Als moderne medewerker Burgerzaken heb je een goed gevoel voor ontwikkelingen in je werk en de omgeving. Je bent proactief, initiatiefrijk en kunt je gemakkelijk verplaatsen in de klant. Je werkt nauwkeurig, doelgericht en planmatig. Je bent flexibel en een kei in samenwerken. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk en ziet er als gezicht van de gemeente representatief uit. Je bent flexibel bereid om in een teamrooster te werken inclusief avondopenstelling.

Verder beschik je over:

• een goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en Engels in woord;
• teamverantwoordelijkheid en werk je goed samen;
• een intrinsieke motivatie om klanten te helpen en hier haal je energie en werkvreugde uit;
• resultaatgerichtheid en omgevingsbewust;
• een klantgerichte houding en bent stressbestendig en steekt graag de handen uit de mouwen. Je weet wat er speelt op je vakgebied en binnen het team dienstverlening;
• flexibiliteit, op onze vaste woensdagavond openstelling zijn wij tot 19.00 uur open. Tijdens de zomer (piek) periode hebben wij meerdere avondopenstellingen. Meewerken conform het werkt rooster is vereist.

Competenties
- Stressbestendig en kalm;
- Flexibele houding;
- Klantvriendelijke instelling;
- In staat om snel te schakelen;
- Goed kunnen luisteren en begrip tonen;
- Oplossingsgericht denken;
- Teamplayer;
- Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag en vrijdag verplicht, overige dagen in overleg.
Is hybride werken mogelijk: nee