Medewerker directiesecretariaat directeur fjink
Gemeente Rotterdam
max €60 per uur
Zuid-Holland
36 uur per week
- Directie
19 maart 2024
30 juni 2024
De opdrachtomschrijving
Waar ben jij van?
Jij krijgt energie van een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Je bent een echté duizendpoot. Een collega die breed inzetbaar is.
Jouw functie
Als directiesecretaresse kom je in een team van 8 energieke en enthousiaste collega’s. Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur FJINK. Je regelt alles wat daarbij komt kijken en bent het visitekaartje. Goed kunnen plannen en prioriteren, en daarbinnen snel schakelen is hierin een must. Je beheert de complexe agenda en mailbox en pakt proactief en zelfstandig de hieruit voortvloeiende acties op. Daarnaast regel je de praktische zaken met betrekking tot personele aangelegenheden en financiële zaken voor de directeur. Je denkt mee en neemt initiatief in het oppakken van zaken. Je werkt samen met de collega’s van de staf van de directeur FJINK, én met de collega’s van het directiesecretariaat BCO en vervangt elkaar waar nodig.
Jouw profiel
Als directiesecretaresse ben je omgevingsbewust en heb je gevoel voor verhoudingen. Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en ‘service met een smile’ je tools zijn. In jouw rol neem je initiatief en moet je jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Je kunt planmatig werken en je bent hierbij goed in prioriteiten stellen. Dit alles vraagt goede communicatieve vaardigheden om overzicht en
stressbestendigheid. Je opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht. Je hebt dus een een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent discreet en betrouwbaar.
Eisen
Je werkt als directiesecretaresse en je hebt een opleiding in de richting van directie secretaresse/managementassistent afgerond;
Je beschikt over digitale vaardigheden, zoals het werken met MS Teams, Microsoft Office.
Wensen
Je hebt werkervaring met het systeem Oracle;
Je hebt minimaal één jaar werkervaring als directie secretaresse/managementassistent;
Je hebt werkervaring binnen de overheid.
De afdeling
Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur Financiën, Juridisch en Inkoop (FJINK). FJINK zorgt ervoor dat de financiële processen, juridische ondersteuning en inkoopprocessen op orde zijn. De clusters, gebieden en het bestuur kunnen daardoor optimaal hun werk voor Rotterdam doen.
De directie FJINK is onderdeel van het cluster Bestuurs- en concernondersteuning (BCO) en bestaat uit de afdelingen Financial Reporting, Accounting, Inkoop & Aanbesteding en Juridische Diensten. Als directiesecretaresse maak je deel uit van de directiestaf van BCO. De afdeling Directiestaf is een kleine afdeling met daarin het directiesecretariaat, directieadviseurs, directiesecretarissen, een bestelpunt en de ambtelijke ondersteuning van de Ondernemingsraden. Samen zorgen we ervoor dat de collega’s van BCO en de directie hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.
Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.
De Eisen
- Schrijft u als Inschrijver zelfstandig in? (zijnde; niet in combinatie)
- Geschiktheid Kandidaat Inschrijver verklaart dat de kandidaat geschikt is voor inzet op de opdracht. Hiertoe heeft Inschrijver ten minste: De inhoud van deze uitvraag gelezen en begrepen. Onder de inhoud van deze uitvraag verstaan wij het volgende: het functieprofiel of opdrachtomschrijving behorend bij deze uitvraag; de van toepassing zijnde voorwaarden; Middels passende en realistische selectie- en screeningsinstrumenten de volgende zaken vastgesteld: dat de kandidaat volledig voldoet aan alle in deze uitvraag gestelde eisen; dat inzet van de kandidaat tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie leidt; dat uit het (arbeids)verleden van de kandidaat geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht blijken: Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
- Vanaf heden is het niet meer nodig om deze documenten te uploaden in Mercell. In plaats daarvan vragen wij u deze documenten wel op te vragen bij de kandidaat en in eigen beheer te houden tot tenminste 12 maanden na afloop van de opdracht inclusief eventuele verlengingen en daarbij vragen wij u akkoord te gaan met onderstaande. Opdrachtnemer gaat akkoord met onderstaande voorwaarden: 1. Opdrachtnemer garandeert dat hij voorafgaand aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund beschikt over: een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring informatiegebruik en geheimhouding; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Integriteits- en geheimhoudingsverklaring; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring arbeidsverleden; een Verklaring omtrent het gedrag op punten 11, 12 en 13 van de kandidaat, tenzij dit anders is aangegeven in het functieprofiel, die niet ouder is dan 5 jaar ten opzichte van de datum waarop de opdracht definitief wordt gegund en waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht (VOG). Opdrachtnemer garandeert dat hij ook tijdens de gehele looptijd van de opdracht beschikt over een geldige VOG van de kandidaat; 2. Opdrachtnemer is van rechtswege in verzuim op het moment dat hij de verplichting in het eerste lid niet uiterlijk voorafgaande aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund is nagekomen. 3. De gemeente Rotterdam is gerechtigd om van Opdrachtnemer te verlangen dat hij op eerste verzoek met (de hierboven genoemde) relevante stukken aantoont dat hij de verplichting uit lid 1 (tijdig) is nagekomen. 4. Indien bij Opdrachtnemer het vermoeden bestaat of redelijkerwijs zou moeten bestaan dat hij de verplichting uit het eerste lid niet (tijdig) zal kunnen nakomen, dient hij de gemeente Rotterdam hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen via de algemene mailbox [servicepuntexterneinhuur@rotterdam.nl] met vermelding van de naam van de kandidaat en het specifieke tendernummer. 5. Opdrachtnemer kan zich jegens de gemeente Rotterdam niet op overmacht beroepen terzake de niet nakoming van de verplichtingen uit deze bepaling. 6. Indien Opdrachtnemer één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze bepaling niet of niet tijdig nakomt, is hij aansprakelijk voor alle schade die de gemeente Rotterdam daardoor lijdt of nog zal lijden. Onverminderd de rechten die de gemeente Rotterdam heeft op grond van de wet, is hij in dat geval gerechtigd om: zijn verplichtingen uit de opdracht tot plaatsing van de kandidaat op te schorten en/of de geleden of nog te lijden schade als gevolg van de tekortkoming te verrekenen met (toekomstige) vorderingen die de Opdrachtnemer heeft op de gemeente Rotterdam en/of de kandidaat per direct op non-actief te stellen en/of de Opdracht tot plaatsing van de kandidaat (definitief) te beëindigen. 7. Voorafgaande aan een eventuele plaatsing informeert Opdrachtnemer de kandidaat over de noodzaak om de documenten genoemd in het eerste lid op tijd bij Opdrachtnemer aan te leveren en over de gevolgen (non-actiefstelling en/of beëindiging opdracht tot plaatsing) die de gemeente Rotterdam kan verbinden aan de niet nakoming van deze verplichting.
De Wensen
- Je werkt als directiesecretaresse en je hebt een opleiding in de richting van directie secretaresse/managementassistent afgerond; Je beschikt over digitale vaardigheden, zoals het werken met MS Teams, Microsoft Office.
- GEGEVENS FACTURERENDE PARTIJ Bent u als u de Opdracht gegund krijgt ook de facturerende partij?
- Ervaring in de gevraagde functie Geef aan of de kandidaat in relatie tot deze uitvraag aantoonbaar beschikt over de volgende werkervaring: Je hebt werkervaring met het systeem Oracle; Je hebt minimaal één jaar werkervaring als directie secretaresse/managementassistent; Je hebt werkervaring binnen de overheid. Indien u verklaart dat de kandidaat over de genoemde ervaring beschikt dient hij aantoonbaar over de genoemde ervaring te beschikken zodat dit leidt tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie. - Je hebt werkervaring met het systeem Oracle. - Je hebt minimaal één jaar werkervaring als directie secretaresse/managementassistent - Je hebt werkervaring binnen de overheid. - Geen van bovenstaande antwoorden.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox