Kwartiermaker opzetten bedrijfsbureau

Wat ga je doen?

Als kwartiermaker ben je verantwoordelijk voor de opzet en doorontwikkeling van het Bedrijfsbureau binnen het team Buitendienst. Je richt processen in, optimaliseert werkstromen en zorgt voor een goede samenwerking tussen de Buitendienst en andere betrokken teams. Hierbij ligt de focus op het duurzaam organiseren van planning, werkvoorbereiding, voor- en nacalculatie, dataverzameling en -analyse, budgetbeheer, en inkoopprocessen.

Je werkzaamheden omvatten:

• Het door ontwikkelen van het Bedrijfsbureau naar een professioneel en volwaardig onderdeel van de Buitendienst.
• Het opzetten en implementeren van werkprocessen, inclusief voorraadbeheer, machine- en wagenparkbeheer, planning en kwaliteitscontrole.
• Het selecteren en implementeren van geschikte software voor processen zoals urenregistratie, voorraadbeheer en toegangscontrole.
• Het ontwikkelen van een proces om uitgaven nauwkeurig bij te houden en te koppelen aan de begroting, met heldere dashboards en rapportages.
• Het stroomlijnen van het inkoopproces, van behoeftebepaling tot factuurafhandeling, in lijn met gemeentelijke procedures.
• Het ondersteunen van gebiedsbeheerders bij het opstellen van planningen, werkorders, financiële overzichten en informatievoorziening.
• Het opstellen van een functiebeschrijving voor het Bedrijfsbureau en zorgen voor de invulling van de benodigde rollen in samenwerking met HR.
• Het bevorderen van een soepele samenwerking tussen teams en het opstellen van duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden.
• Het implementeren van een rapportagestructuur die inzicht geeft in de financiële en operationele bedrijfsvoering van het Bedrijfsbureau.

Welke resultaat lever je op? (opdracht!)

Binnen zes maanden is het Bedrijfsbureau operationeel en functioneert het als een professioneel onderdeel van het team Buitendienst. Het Bedrijfsbureau:

• Heeft processen ingericht die uitgaven nauwkeurig registreren en koppelen aan de begroting.
• Beheert een effectief urenregistratiesysteem dat volledig geïntegreerd is met de begroting en werkstromen.
• Beschikt over een efficiënt financieel inkoopproces, van inkooporder tot factuurafhandeling.
• Levert tijdige en duidelijke rapportages en dashboards die inzicht bieden in uitgaven, werkvoorraad, en operationele processen.
• Heeft een bezetting met de juiste omvang en competenties, afgestemd op de taken en workload.
• Is volledig voorbereid om de taken over te dragen aan het nieuwe hoofd Bedrijfsbureau, met kennisoverdracht en een solide basis voor verdere groei.

Wie ben je?

Je bent een ervaren, resultaatgerichte professional met een sterke achtergrond in verandermanagement en procesoptimalisatie, bij voorkeur binnen de publieke sector. Je hebt ervaring met het verbinden van teams en afdelingen, het stroomlijnen van werkprocessen en het begeleiden van veranderingen in complexe organisaties. Met jouw pragmatische, communicatieve en verbindende werkstijl weet je draagvlak te creëren en teams te motiveren. Je hebt ervaring met zowel strategisch als operationeel denken en hebt een visie op de langetermijnontwikkeling van teams. Je bent stressbestendig, proactief en kunt goed samenwerken met diverse stakeholders.