Kwartiermaker

Opdrachtomschrijving – Functie: Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst

Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke invulling van de rol Kwartiermaker Bedrijfsbureau.

Wat ga je doen?
Als zelfstandige kwartiermaker richt je je op het borgen van de continuïteit van het Bedrijfsbureau en het creëren van overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden. Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, waar afhankelijkheden zitten en welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren in deze overgangsperiode. Daarbij zorg je ervoor dat werkzaamheden niet blijven hangen op individueel niveau, maar worden vastgelegd en overdraagbaar gemaakt.
1. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het inrichten en operationeel vormgeven van de DVO’s MidZuid en Buitendienst in samenwerking met stakeholders binnen Team Ruimtelijk beheer. Ook het koppelen van de benodigde budgetten voor de contracten binnen de begroting behoort tot de opgave.
2. Het ondersteunen bij een aantal lopende en afrondende specifieke dossiers; de aanbesteding van bedrijfskleding, de aanbesteding grafdelven en het traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolauto’s. Je zorgt er mede voor dat deze dossiers inhoudelijk op orde zijn, de juiste stappen zijn gezet en dat besluitvorming of afronding mogelijk is zonder aanvullende uitzoekwerkzaamheden.
3. Daarnaast richt je je op het inregelen en vastleggen van werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau. Specifiek betekent dit dat je zorgdraagt voor een eenduidige beschrijving van processen, rollen en verantwoordelijkheden. Het doel is dat deze werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.
4. De opdracht omvat verder het opstarten en structureren van de samenwerking met MidZuid vanuit de DVO en de aansluitende DVO Buitendienst. Je faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt de wederzijdse verwachtingen in beeld en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden, zodat deze samenwerking direct operationeel en werkbaar is.
5. Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, de benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode, met het oog op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.  
Aan het einde van de opdracht zijn:

• inrichten en operationeel vormgeven van de DVO’s MidZuid en Buitendienst;
• ondersteunen bij de afronding of besluitvormingsrijp opleveren van lopende dossiers en aanbestedingen;
• werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
• de samenwerking met MidZuid en Buitendienst vanuit de DVO’s operationeel ingericht is, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
• inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau beschikbaar ten behoeve van overdracht.

Wie ben je?
Je bent een ervaren zelfstandige professional met aantoonbare ervaring binnen gemeentelijke organisaties en uitvoeringsorganisaties in de openbare ruimte. Je hebt ruime kennis van het functioneren van buitendiensten en bedrijfsbureaus en bent in staat om in korte tijd overzicht te creëren in processen, dossiers en verantwoordelijkheden.

Je beschikt over ervaring met het aansturen of inrichten van een bedrijfsbureau en met werkvoorbereiding, aanbestedingen en de afstemming tussen voorbereiding en uitvoering. Daarbij ben je bekend met het werken met RAW-systematiek en met het opstellen en begeleiden van aanbestedingen en contracten voor werkzaamheden in de openbare ruimte.

Je hebt daarnaast ervaring met het beschrijven en verbeteren van werkprocessen, het structureren van organisaties en het inzichtelijk maken van capaciteit en formatie binnen uitvoeringsorganisaties. Je bent gewend om in een tijdelijke rol rust, structuur en samenhang te brengen en dossiers besluitvormingsrijp te maken.

Je werkt zelfstandig, resultaatgericht en pragmatisch. Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en weet zowel medewerkers als management mee te nemen in de voortgang van de opdracht. Door je ervaring met organisatieadvies en interimrollen binnen buitendiensten ben je in staat om snel prioriteiten te stellen en te zorgen voor een goede borging en overdraagbaarheid van afspraken en werkwijzen.

Positionering van de opdracht

• De opdracht is tijdelijk, afgebakend en resultaatgericht.
• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig hoe de resultaten worden gerealiseerd.
• Er is geen sprake van structurele vervanging of reguliere lijnverantwoordelijkheid.
• De opdracht is gericht op afronding, borging en overdracht.