Inhuur secretaris wethouder

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie secretaris van de wethouder valt onder de afdeling Juridische aangelegenheden en Bestuursondersteuning (JaBo). Deze afdeling bestaat uit twee teams. De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team werkt op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Veel voorbereidende werkzaamheden van onze wethouders komen voor rekening van het team van bestuursondersteuning. Doordat een wethouder veel verschillende portefeuilles heeft, moet je als secretaris gemakkelijk van het ene naar het andere onderwerp kunnen schakelen. Dat is zeker ook de charme van een functie als deze. Je functioneert middenin het hart van de gemeentelijke organisatie.

Je organiseert het proces van besluitvorming rondom de wethouder. Dat betekent dat je zorgdraagt voor adequate voorbereiding en agendering van beleidsdocumenten en tijdige aanlevering ervan door collega’s. Je hebt oog voor proces en doorlooptijd, adviseert collega’s over (integrale) procesgang. Ook zet je acties uit vanuit het wethoudersoverleg en stuur je op tijdige opvolging. De termijnen van moties en toezeggingen van de raad heb je scherp op je vizier.  
 
Jij bent voor de wethouder het eerste aanspreekpunt. Een groot deel van je werk is ook de ‘brugfunctie’, waarbij je als brug fungeert tussen de wethouder en de inhoudelijke afdeling. Je bent een sparring partner voor interne collega’s, met name waar het gaat om besluitvorming. Je helpt collega’s o.a. door mee te denken hoe ze dingen het beste bij de wethouder kunnen brengen.

In de dagelijkse hectiek is het belangrijk dat jij het overzicht houdt en dat je kunt sturen op de processen. Jouw optreden vraagt niet alleen klantgerichtheid maar ook tact. Je hebt snel genoeg door hoe de verhoudingen liggen in de gemeentelijke organisatie. Ook ben je iemand die goed en gemakkelijk anderen benadert.

 Competenties
1.  Dienstverlenend
2.  Gestructureerd
3.  Snel kunnen schakelen
4.  Stevigheid
5.  Gevoel voor verhoudingen