Informatieadviseur microsoft 365

Gemeente Stichtse Vecht zoekt een:
Informatieadviseur/ recordmanager project Teams/SharePoint en uitfasering netwerkschijven
24-32 uur per week
Looptijd mei 2026- mei 2027

Aanleiding project
Binnen de gemeente Stichtse Vecht wordt nog in belangrijke mate gebruikgemaakt van netwerkschijven voor de opslag en het delen van informatie. Deze manier van werken voldoet niet aan de eisen die worden gesteld aan moderne, betrouwbare en veilige informatievoorziening. Netwerkschijven bieden onvoldoende ondersteuning voor eigenaarschap, versiebeheer, toegangsbeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Daarom is besloten tot uitfasering van deze netwerkschijven

Tegelijkertijd werkt de organisatie steeds meer samen in Microsoft Teams en staat dit jaar ook de overgang gepland naar de “nieuwe werkplek”. Belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat er een goed beheerde samenwerkingsomgeving binnen MS365 beschikbaar is voor medewerkers. Doel is dat beide eind 2026 opgeleverd worden

Intern is er een projectleider benoemd en een projectgroep geformeerd. Ter versterking van het projectteam zijn we nu op zoek naar een ervaren informatieadviseur/recordmanager om het (informatie)beheer van de samenwerkingsomgeving binnen MS365 te realiseren en de uitfasering van netwerkschijven binnen onze organisatie voor te bereiden. De gevraagde specifieke kennis is niet aanwezig binnen de organisatie.

Het project
Het betreft een meerjarig project, waarbij gefaseerd de volgende resultaten worden verwacht: Fase 0 – inrichting project04-26 t/m 06-26O.a. Opstellen PvA, inrichten projectorganisatie, voorbereiding opstarten, lopende initiatieven plek geven in projectFase 1 – Beheer MS36507-26 t/m 12-26O.a. bepalen retentiebeleid, aanbesteden en inrichten beheerfunctionaliteit en processen, begeleiden implementatie nieuwe beheerde omgeving in organisatie en overgang naar beheer organiserenFase 2 – Analyse en planvorming uitfasering10-26 t/m 04-27O.a. Inventarisatie datanetwerkschijven, bepaling migratiestrategie en aanpak, uitvoeren pilots om strategie te bepalen, bepaling adoptiestrategieFase 3 – Uitfasering netwerkschijven/migratie05-27 t/m 12-28O.a. Gefaseerd conform migratie- en adoptiestrategie de uitfasering/migratie uitvoeren.

Jouw rol
Als informatieadviseur/recordmanager ben je o.a. verantwoordelijk voor:

• Retentiebeleid MS365 opstellen en laten vaststellen door directie. Dit betreft uitwerking van de beheerregimes binnen Teams/SharePoint en afhankelijk van scopebepaling beheerregimes email en chat op basis van ons kaderdocument Bewaarstrategie Stichtse Vecht 2024-2026.
• Samen met functioneel beheerders MS365 herijken huidige beleidsuitgangspunten MS365 en laten vaststellen door directie.
• Vanuit informatiebeheer input leveren en voor de aanbesteding Provisioningtool (automatiseren en standaardiseren beheerprocessen, overzichten kwaliteit en naleving beleid, signalering/ondersteuning gebruikers).
• Informatiebeheerprocessen inrichten in Provisioningstool en Purview (data governance, beveiliging en naleving).
• Afhankelijk van de uitkomst van het retentiebeleid MS365 zal er voor optimale gebruiksondersteuning een koppeling gelegd moeten worden tussen MS365 en het zaaksysteem voor archivering. Hiervoor dient eerst een functioneel ontwerp gemaakt te worden.
• Adoptie nieuwe beheerregimes MS365 in organisatie.
• Voorbereiden migratiestrategie netwerkschijven.