Griffiesecretaris (Griffiemedewerker)

 

Korte beschrijving speelveld 

Ter uitbreiding van het Raadssecretariaat zijn we op zoek naar een tijdelijke collega. Een stevige én ervaren Griffiesecretaris die snel inzetbaar is, verstand van zaken heeft en de politieke en persoonlijke sensitiviteit heeft om soepel én voortvarend kan inspringen in het team. De huidige werkdruk in het team is fors en we voorzien geen afname in de komende tijd. 

De Utrechtse Gemeenteraad bestaat uit 12 fracties en is de jongste Raad van Nederland. De 

Het Raadssecretariaat) ondersteunt de Raads- en Commissievergaderingen, de mondelinge- en schriftelijke vragen en de verwerking van ingekomen stukken en bestaat op dit moment uit drie medewerkers met ieder een eigen portefeuille De secretarissen gaan meer in gezamenlijkheid werken en de inzet van de tijdelijke secretaris zal daarom op verschillende portefeuilles plaatsvinden. Het kwaliteitsniveau van de afdeling is zeer hoog en er is een groot gevoel voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap op de diverse werkzaamheden. 

Je taken zijn: 

Je bent een eerste aanspreekpunt voor praktische zaken rond de bestuurlijke stukken, het agendabeheer en de voorbereiding op de Raads- en Commissievergaderingen. Jij verzorgt de logistiek van de daadwerkelijke agendering en afhandeling van voorstellen aan de gemeenteraad. Je verzorgt het aanbieden van stukken aan raadsleden in de digitale systemen en adviseert collega’s over procesgang van adviezen en stukken voor de Raad en Commissies en beoordeelt stukken voor agendering/verzending op volledigheid en leesbaarheid. 

Je bent organisatorisch verantwoordelijk voor praktische zaken rond Raads/Commissievergaderingen (waaronder locatie, logistiek, catering en faciliteiten). Je hebt informerend en adviserend contact met: medewerkers vanuit allerlei organisatieonderdelen, de fracties en individuele Raadsleden, Commissies en medewerkers van de griffie. 

Het werk en de huidige organisatie van de Griffiesecretarissen is volop in ontwikkeling. We staan open voor een actieve bijdrage in de transitie die op dit moment ontwikkeld wordt. 

Jij bent: 

Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang je goed zicht hebt op bestuurlijke verhoudingen en processen in onze Gemeenteraad en de ondersteuning van de Raad. Door Versie maart 2019 

 

jouw stevigheid, je oog voor structuur, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en ben jij volledig in control. Je houdt van een dynamische omgeving en tegelijk kun je je in een drukke omgeving goed concentreren en bijzonder accuraat werken. 

Op persoonlijk vlak vinden we het van belang dat je beschikt over een sterke politieke radar, een grote dosis omgevingssensitiviteit en een scherp afgesteld gevoel voor persoonlijke verhoudingen. Je stelt graag verbeteringen in het proces voor, maar kan die vanuit de inhoud beargumenteren en laat daarin merken dat je weet waar het over gaat. 

Verplichte werkdagen zijn dinsdag en donderdag (incl. avond, i.v.m. raadsvergaderingen) 

Aanvullend beschik je over: 

• • Minimaal HBO werk- en denkniveau; 
• • Niet minder dan 3-5 jaar ervaring als Griffiesecretaris (of gerelateerd) bij een Provincie, G4 of 100K+ gemeente. 
• • je hebt een sterke affiniteit en interesse op het gebied van bestuurlijke besluitvorming; 
• • je hebt kennis van procedures/werkwijzen rond de Gemeenteraad; 
• • je bent digitaal vaardig; 
• • je hebt de bereidheid om, indien nodig, in uitzonderlijke gevallen tot laat in de avond aanwezig te zijn op het Utrechtse Stadhuis ter ondersteuning van de Raads- en Commissievergaderingen 

 

Goed om te weten: 

We vragen aan bureaus om niet meer dan drie kandidaten aan te bieden op deze positie. Het is aan de aanbieders om te bepalen welke medewerkers zijn graag aanbieden. We zullen eventuele vierde en opvolgende aangeboden kandidaten van hetzelfde bureau niet meenemen in de beoordeling, maar ons beperken tot de eerste drie aangeboden kandidaten. 

Gesprekken zijn gepland op 21 september 2021. 

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.