Functioneel beheerder zaaksysteem

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Opdracht
Wij zijn op zoek naar een functioneel beheerder voor ons zaaksysteem. Dit zaaksysteem is gebaseerd op Microsoft Dynamics en sharepoint met een, door een aantal gemeenten, ontwikkelde schil met functionaliteit en userinterfaces. We noemen dit zaaksysteem binnen Houten BINK. Het zaaksysteem is het hart voor de communicatie van de gemeente met de burgers van Houten. Ook worden hierin alle relevante documenten met een workflow door de organisatie geleid en gearchiveerd. De documentsjablonen maak en onderhoud je in de applicatie Xential. De vergaderstukken uit BINK worden via de applicatie iBabs aangeboden aan het bestuur.

Functie-inhoud
Als functioneel beheerder ben je samen met je collega’s de schakel tussen de gebruikers en het zaaksysteem. Je bent, of ontwikkelt je tot, expert in BINK gebaseerd op Microsoft Dynamics. Je ondersteunt directeuren, secretariaten, managers en groepenmedewerkers in het gebruik van BINK, denkt mee over vernieuwingen en adviseert met betrekking tot verandertrajecten en het in BINK ondersteunen van de processen. Je werkt samen met collega’s van ICT en informatiemanagement, zodat zij als een team een goede dienstverlening bieden naar de gebruikersorganisatie. Jij bent het gezicht van BINK binnen de organisatie. Jouw doel is de succesvolle verdere uitrol en omarming van BINK door de organisatie.

Werkzaamheden die daarbij horen zijn:

• Je verzorgt het dagelijks beheer van BINK en Xential. Je signaleert storingen en lost ze op, test nieuwe versies, bevordert gegevensbeveiliging en verzorgt autorisaties;
• Je bent aanspreekpunt voor de leveranciers als het gaat om contracten, upgrades en relevante ontwikkelingen.
• In afstemming met de leverancier, de gebruikersorganisatie andere functioneel beheerders en technisch beheerders plan je upgrades in;
• Je communiceert (actief) met individuele gebruikers en gebruikersgroepen bij storingen en ontwikkelingen;
• Je adviseert, ondersteunt en beantwoordt vragen van gebruikers;
• Je verzorgt de gebruikersdocumentatie en kennisoverdracht naar collega’s.
• Je neemt deel aan sessies met gebruikersgroepen, haalt samen met adviseurs informatiebeheer wensen en behoeften van de gebruikers op en vertaalt die in mogelijkheden binnen het zaaksysteem en in de aansluiting met andere systemen;
• Je werkt mee aan projecten om verdere digitalisering te bevorderen
• het analyseren van de werkwijze, processen en structuren van medewerkers, managers en bestuur;
• het signaleren van nieuwe mogelijkheden rondom procesverbeteringen;
• het opstellen van functionele requirements, het schrijven van functionele ontwerpen en het uitwerken van proces-flows en user-stories;
• het functioneel testen;
• het afnemen van intakes en het geven van advies rondom de inrichting van nieuwe Teams;
• het zelf inrichten van sharePoint oplossingen en creëren van workflow-oplossingen;
• het samenwerken met ICT als het gaat om (technisch) beheer en opzetten van beheerafspraken;
• het instrueren van en samenwerken met de helpdesk om te zorgen dat er een goede eerstelijns ondersteuning beschikbaar is.

Competenties
Naast uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift en ruime ervaring in het adequaat afhandelen van gebruikersvragen, beschikt de ideale kandidaat over de volgende competenties:

• samenwerkingsgericht;
• proactief;
• pragmatisch;
• resultaatgericht;
• flexibel.