Frontoffice medewerker

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.  
 
We vormen samen met 300 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.
Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is. 

Opdracht
Gemeente Soest zoekt een professional die tijdelijk ondersteuning biedt binnen de Front Office van het team Publiekszaken. De opdracht is gericht op het zelfstandig uitvoeren van frontofficetaken en het waarborgen van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners.

De opdrachtnemer fungeert als eerste aanspreekpunt voor inwoners aan de publieksbalie en receptie en draagt zorg voor een correcte en efficiënte afhandeling van aanvragen en mutaties binnen de geldende wet- en regelgeving en gemeentelijke kwaliteitsnormen.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht heeft de opdrachtnemer aantoonbaar bijgedragen aan een toegankelijke en betrouwbare dienstverlening door:

• inwoners op professionele, klantgerichte en dienstverlenende wijze te woord te staan aan de publieksbalie en receptie;
• aanvragen van onder andere reisdocumenten, rijbewijzen en overige gemeentelijke producten zelfstandig en correct af te handelen;
• mutaties, zoals verhuizingen en adreswijzigingen, tijdig en foutloos te verwerken in de daarvoor bestemde systemen;
• inwoners te ondersteunen bij het invullen en indienen van formulieren en aanvragen;
• inwoners adequaat door te verwijzen naar de juiste afdeling of externe instantie wanneer dat noodzakelijk is;
• zorg te dragen voor een juiste, volledige en tijdige administratieve verwerking van de uitgevoerde werkzaamheden;
• werkzaamheden uit te voeren conform de geldende wet- en regelgeving, interne werkprocessen en kwaliteitsafspraken.

Prestatieafspraken

Gedurende de opdracht wordt van de opdrachtnemer verwacht dat:

• minimaal 95% van de zelfstandig afgehandelde aanvragen en mutaties in één keer juist wordt verwerkt, zonder dat herstelwerkzaamheden noodzakelijk zijn;
• werkzaamheden worden uitgevoerd conform de geldende servicenormen en kwaliteitsrichtlijnen van Gemeente Soest;
• de opdrachtnemer binnen twee weken na aanvang van de opdracht volledig operationeel is in de gebruikte systemen en werkprocessen;
• signalen, bijzonderheden en aandachtspunten die relevant zijn voor de dienstverlening tijdig worden overgedragen aan het team;
• inwoners professioneel, respectvol en oplossingsgericht worden geholpen, passend binnen de uitgangspunten van de gemeentelijke dienstverlening.

Competenties

• Klantgerichtheid
  De opdrachtnemer luistert actief, stelt inwoners op hun gemak en biedt passende oplossingen binnen de geldende kaders.
• Communicatieve vaardigheden
  De opdrachtnemer communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en kan informatie begrijpelijk overbrengen aan diverse doelgroepen.
• Nauwkeurigheid
  De opdrachtnemer werkt zorgvuldig en heeft oog voor detail, zodat aanvragen, mutaties en administratieve handelingen correct worden verwerkt.
• Zelfstandigheid
  De opdrachtnemer is in staat om werkzaamheden zelfstandig te organiseren, prioriteiten te stellen en beslissingen te nemen binnen de afgesproken verantwoordelijkheden.
• Stressbestendigheid
  De opdrachtnemer blijft effectief functioneren bij piekbelasting, wisselende bezoekersstromen en situaties waarin meerdere werkzaamheden gelijktijdig aandacht vragen.
• Flexibiliteit
  De opdrachtnemer schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, systemen en klantvragen en past zich aan veranderende omstandigheden aan.
• Samenwerkingsgerichtheid
  Hoewel de opdracht zelfstandig wordt uitgevoerd, stemt de opdrachtnemer effectief af met collega's en draagt hij of zij actief bij aan een goede samenwerking binnen het team Publiekszaken.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  Nee