Documentalist-a27 houten-hooipolder

Project A27 Houten-Hooipolder
De A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder is een essentiële schakel in de noord-zuidverbinding van het Nederlandse wegennet en staat hoog genoteerd in de file top 50 (en vaak zelfs in de file top 10). Dagelijks hebben tienduizenden weggebruikers te maken met deze files.
Het tracé is 47 km lang en loopt door het beheergebied van acht gemeentes, drie provincies, drie waterschappen en drie verkeerscentrales. Ook kruist het meerdere grote en druk bevaren rivieren, zoals de Lek, de Boven Merwede en de Bergsche Maas.
Het project is groot, complex en uitdagend. De omleidingsmogelijkheden voor weg- en scheepvaartverkeer zijn beperkt, er zijn veel verschillende stakeholders en er worden meerdere nieuwe bruggen gebouwd en tientallen kunstwerken aangepast. Daarnaast werkt het project met een relatief nieuwe contractvorm (twee-fasen). Het project is verdeeld over twee contracten (Noord en Zuid), met beide een eigen opdrachtnemer. Tijdens de realisatie van het project staat veiligheid voorop. Ook proberen we zo min mogelijk hinder te veroorzaken voor de omgeving.

Opdrachtomschrijving documentalist
Als documentalist ben je dé expert op het gebied van documentbeheer en archivering. Deze rol vervul je bij één van de grootse projecten van RWS: de verbreding van de A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder.
Je beheert onder andere het documentmanagementsysteem Connect, waar het gehele projectteam in samenwerkt en waar het projectarchief in wordt opgebouwd.

Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archivering kennen en de werkafspraken naleven. Als zij vragen hebben of advies nodig hebben, weten ze jou te vinden. Daarbij houd je de kwaliteit van het projectarchief en de bredere informatiehuishouding van het project nauwkeurig in de gaten. Wanneer projectinformatie op de juiste plek en op de juiste manier gearchiveerd wordt, heb jij je doel behaald. Je aarzelt niet om met verbetervoorstellen te komen en/of zelf verbeteringen door te voeren. Op deze manier speel jij een cruciale rol in de voortgang en de continuïteit van het project en de beheersing van documentaire projectinformatie.
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming in de daartoe bestemde systemen, waaronder het documentmanagementsysteem Connect. Dit beheer vindt plaats in de vorm van diverse taken en activiteiten, waaronder:

Taken
• Het verlenen en intrekken van toegang tot het projectarchief conform de werkafspraken/het vastgestelde autorisatieproces en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix.
• Het één-op-één begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren en nemen (en, indien wenselijk, het verzorgen van extra hulpmiddelen, zoals instructies of opfriscursussen).
• Het beantwoorden van (functionele) gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer en archiefvorming via de algemene postbus (doorgaans binnen 24 uur).
• Projectmedewerkers adviseren over relevante vraagstukken (bijvoorbeeld: de inrichting van het projectarchief in een bepaalde projectcontext, omgang met bepaalde typen documenten).
• Het zorgen dat of projectmedewerkers hun taken/verantwoordelijkheden uitvoeren, hen erop aanspreekt als zij dit niet doen (o.a. via de ‘rappellering’) en dit escaleert naar de MPB’er indien nodig.
• Projectmedewerkers ondersteunen in het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (voorzien van een vertrouwelijkheidsniveau) van documenten en dit namens hen doen wanneer zij dit zelf niet (meer) kunnen, bijvoorbeeld wegens ziekte of vertrek.
• Het aanmaken, ordenen, afschermen, verplaatsen, waarderen en muteren van (nieuwe) (sub)dossiers in de ordeningsstructuur en het opstellen en actueel houden van de ordeningsstructuur.
• Het opstellen en jaarlijkse actualiseren van overige documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, zoals de beheerafspraken, werkafspraken, het overdrachtsplan en het overzicht van de belangrijkste projectdocumenten.
• Het verbeteren van de kwaliteit (waaronder de technische overdraagbaarheid) van het projectarchief en de eigen dienstverlening (doorlopen van de PDCA-cyclus).
• Ondersteunen in de beantwoording van Woo-verzoeken (bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en een documentenlijst op te stellen).
• Het visueel inrichten van het projectarchief naar behoefte van de projectmedewerkers.
• Het monitoren en tijdig uitbreiden van de opslacapaciteit van Connect en, indien nodig, het tijdig aanvragen en inrichten van nieuwe Connect-sites.
• Het melden van Connect-storingen en bugs bij de juiste loketten (zoals de afdeling Informatievoorziening en Beheer) en hierover communiceren binnen het projectteam.
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen m.b.t. Connect bij de juiste loketten (bijvoorbeeld in de vorm van functionele wensen).
• Het gereed maken van het projectarchief t.b.v. de (eind)overdracht en/of migratie en het t.z.t. in goede banen leiden van de overdracht en/of migratie (dit kan gepaard gaan met herstel- of conversiewerkzaamheden).
• Kansen, knelpunten en risico’s m.b.t. documentbeheer en archivering signaleren en melden via de projectdashboards en/of voortgangs-overleggen (proactieve rol in kennisdeling en deelname aan project overleggen).

Resultaat opdracht
Projectarchief dat 1) is ingericht volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en 2) voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. geordend, gewaardeerd en gemetadateerd).
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, ordeningsstructuur, werkafspraken, instructies, overdrachtsplan en dashboards).

Leiding en toezicht
Ja

Competenties en vaardigheden passend bij deze rol
• Analyseren/analytisch denkvermogen (je kan verbanden leggen en meedenken over complexe vraagstukken)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling (je helpt mensen graag en pakt ad hoc verzoeken op)
• Hands-om mentaliteit (je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Proactiviteit en overtuigingskracht (je weet adviezen/verbetervoorstellen uit te dragen en draagvlak te creëren)
• Zelfstandigheid en gestructureerd werken (je kan je werk zelf indelen en uitvoeren en deadlines zonder stress halen)
• Proactiviteit (je signaleert verbeteringen, neemt het initiatief om zaken te verbeteren en je zoekt collega’s op als je ze nodig hebt)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Zelfontwikkeling (je leert van de omgeving en van situaties en past dit toe in je werk)

Beoordeling
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.