Directiesecretaris/coördinator secretariaat

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Bilt mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Je gaat aan de slag in een functie die twee rollen omvat: de rol van directiesecretaris en de rol van coördinator secretariaat. Aan de werkzaamheden die horen bij de rol van directiesecretaris besteed je waarschijnlijk het meeste tijd per week.

De directiesecretaris begeleidt het besluitvormingsproces door DT/MT. Dit omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

• De wekelijkse besluitvorming begeleiden door het faciliteren van de aanlevering van de stukken, de agenda op te stellen, de besluiten vast te leggen en samen met het MT te vertalen naar concrete afspraken;
• Overzicht hebben over en sturen op de jaarplanning besluitvorming door DT/MT.

De coördinator secretariaat zet zich in voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat bestaande uit 7 collega’s, zorgt voor overzicht en bewaart de rust. Het secretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de directie, de drie strategisch managers en verzorgt verder de kabinetszaken en de begeleiding van het besluitvormingsproces door het college. Een omvangrijk takenpakket; wij zoeken dan ook een coördinator die zich bezighoudt met:

• Het bieden van directe begeleiding, ondersteuning en richting aan het secretariaatsteam;
• Het totaaloverzicht hebben en prioriteiten bewaken;
• Vanuit een goed overzicht op de werkprocessen en ieders rol daarin, zorgdragen aan het continu verbeteren van de werkprocessen.

Tot slot ben je ook achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt. Je wordt daarom ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.

Competenties

• natuurlijk leider
• in staat een team uit te dagen om verder te groeien
• oog voor de wensen van het MT en B&W
• energie krijgen van een team in opbouw
• analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval maandag, woensdag en donderdag; vierde werkdag bij voorkeur op dinsdag maar vrijdag kan eventueel ook
Is hybride werken mogelijk: nee/zeer beperkt