Word lid Ben je al lid? Inloggen
Gemeente Amsterdam

Directiesecretaris

Gemeente Amsterdam

De opdracht­omschrijving

Opdrachtomschrijving
Als directiesecretaris zorg jij namens de directie dat de besluitvormingsprocessen inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het MT, en neemt in deze rol ook deel aan alle MT-vergaderingen. Op een prettige manier ben jij de aanjager van de besluitvorming.
Je verzorgt in dit kader de organisatie en voorbereiding van de MT-vergaderingen, de vastlegging daarvan, monitort besluiten en acties, en signaleert knelpunten en risico’s. Je fungeert als adviserend lid van het MT en als de rechterhand van de directeur Data. Je bent de steun en toeverlaat van de directie. Als spin in het web onderhoud je contact met medewerkers uit de hele directie. Daarnaast draag je als directiesecretaris bij aan de organisatieontwikkeling van de directie van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Werkzaamheden
MT Dataoverleg: agenda opstellen, stukken verzamelen, notuleren, termijnagenda beheren. Publiceren van de besluiten, zorgen dat daar een structuur voor is in MS Teams.  

Obeya-master: weekstarts MT Data voorzitten en vastleggen, chasen van acties.  

Organisatie van kwartaal-events voor Directie Data: zorgdragen dat de medewerkers verbonden zijn met de doelen, weten wat de status is en zich ook verbonden voelen met elkaar. Concreet betekent dit afstemming met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie. Daarvoor moet werkgroep worden samengesteld en aangestuurd zodat alles geregeld wordt.  
De Directiesecretaris geeft sturing en uitvoering aan specifieke opdrachten/projecten vanuit het MT, bijvoorbeeld:  

- Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams kanalen voor de hele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen, community (directie-overstijgend). De uitvoering kan bij het secretariaat worden belegd, dit coördineert de Directiesecretaris;
- Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het MT Data Teams-kanaal, waarbij je ervoor zorgt dat de stukken en agenda’s van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en de notulen beschikbaar zijn in een publieke pagina of map;
- Je helpt mee in de werkgroep "fijne werkplek" (huisvesting). Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder binnen de werkgroep;
- Je helpt mee met het vraagstuk hoe we de doelen beter in samenhang met de teams kunnen opstellen (tweewegverkeer), en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces. Dit met als doel om de juiste prioriteiten te stellen én het commitment en eigenaarschap ten aanzien van de doelen te vergroten;
- Je helpt mee met de interne communicatie. Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

Digitalisering bij gemeente Amsterdam
Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad gepast te kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo.

Zodat we een voorbeeldfunctie kunnen uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten, vormt de gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor ons digitale netwerk.

Digitaliseren betekent hoofdzakelijk dat we fors investeren komende jaren in de hiervoor benodigde kennis en competenties van onze medewerkers, dat we gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst organiseren en dat agile werken de norm is in het IT, Innovatie & Data onderdeel. 

Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.    

De Eisen

  • Beschikbaarheid en tarief kandidaat Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie  en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen. Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).
  • Eis - Draaideurconstructie Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam? Let op antwoordmogelijkheden: Nee, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. Ja, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar wel in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. (KO)
  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: •    organisatie •    naam contactpersoon •    telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Voor een objectieve referentie mag de inschrijver zichzelf niet als referent opgeven. Let op: de referent dient op de hoogte te zijn
  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: •    organisatie •    naam contactpersoon •    telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Voor een objectieve referentie mag de inschrijver zichzelf niet als referent opgeven. Let op: de referent dient op de hoogte te zijn
  • Eis - CV toevoegen U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
  • Eis - Opleiding De aangeboden kandidaat is in het bezit van minimaal een erkende HBO diploma in de richting van Bestuurskunde, Informatiekunde of Recht. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.
  • Eis - Toevoegen motivatie Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal op minimaal C2-niveau (ERK). Dit dient duidelijk te blijken uit de motivatiebrief die door de kandidaat is geschreven of uit een eventueel certificaat.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en heeft minimaal een half jaar ervaring met het gebruik van MS Office 365. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het beheren van het MT Data Teams-kanaal, inclusief het delen van agenda’s, stukken en notulen. Dit dient duidelijk te blijk uit het cv.
  • Eis - Verificatie kennis Verificatie van de kennis van de kandidaat.
  • Eis - Verificatie Ervaring Verificatie van de ervaring van de kandidaat.

De Wensen

  • Toetsing van de competentie: Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
  • Informatie Kandidaat Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen. De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Gebruik de volledige naam van de kandidaat zoals deze in het paspoort of op de identiteitskaart staat vermeld.   Middels de tab 'Offerte' dient u de naam van de inschrijving te wijzigen, die bovenin wordt weergegeven. Wijzig deze naar: Naam organisatie + naam kandidaat, zodat duidelijk is welke kandidaat het betreft. Dit kan worden gewijzigd aan de hand van het potlood icoon. Indienen extra inschrijvingen Gemeente Amsterdam stelt u voor deze aanvraag in staat om maximaal 1 kandidaat aan te bieden. Om een extra offerte aan te maken klikt u op het tabblad 'Offerte' en vervolgens rechtsonder op 'Extra offerte'. Attentie: u dient iedere inschrijving apart in te dienen. Indienen doet u door middel van de button 'Indienen'. Ter controle vraagt het systeem om uw wachtwoord. Heeft u hier vragen over dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Mercell. Klik op 'Invullen' en vul aan: Naam kandidaat: Telefoonnummer kandidaat: (privé) e-mailadres van de kandidaat:
  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als directiesecretaris binnen de G4-gemeenten. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.  - Gemeente Amsterdam - Gemeente Rotterdam - Gemeente Den Haag - Gemeente Utrecht - Geen gemeentelijke ervaring
  • Toetsing van de competentie: Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het adviseren van managementteams. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Toetsing van de competentie: Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
  • Toetsing van de competentie: (Aan)sturen: Stuurt mensen en processen aan, daarbij de voortgang bewakend.
  • Toetsing van de competentie: Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
  • Toetsing van de competentie: Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Reageer direct

De opdracht sluit
27 oktober 2025 om 08:00
Je reactie ontvangen we graag minimaal 1 werkdag voor sluiting van de opdracht

Eventuele motivatie volgt in een latere fase

LET OP: Dit betreft een detacheringsopdracht. Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 15% fee Freep en exclusief BTW

Reageer direct

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid