Directiesecretaris

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Afdeling
Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

De opdracht

• Draagt zorg voor de ondersteuning van de directie (3 personen) in brede zin
• Treedt op als adviseur/ regisseur van de werkplanning van de directie
• Treedt op als secretaris van het werkoverleggen: is verantwoordelijk voor het agendabeheer, het notuleren van vergaderingen en de coördinatie van werkzaamheden en actiepunten
• Daagt zorg voor het agendabeheer en de planning van bijeenkomsten en vergaderingen, stelt hierin prioriteiten
• Draagt zorg voor de voorbereiding en het organiseren van (in)formele collegevergaderingen en het uitzetten van vervolgacties naar de organisatie
• Treedt op als eerste aanspreekpunt van de directie voor medewerkers en externe contacten
• Draagt zorg voor de post- en e-mailafhandeling: stelt in- en externe correspondentie op en beheert diverse mailboxen
• Verzorgt informatie aan interne en externe relaties
• Volgt en evalueert signalen en rapporteert deze aan de directie

Competenties

• Analytisch vermogen;
• Visie;
• Organisatiesensitief;
• Overtuigingskracht;
• Initiatief;
• Regisseren

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag tot en met vrijdag

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 11 juli 2024 van 12:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 5 juli 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.