Consultant europese aanbesteding

Opdrachtomschrijving:

De Raad van State gaat het huidige archief- en zaaksysteem (Corsa) vervangen. De inkoop zal via een Europese aanbesteding verlopen. Wij zoeken een ervaren projectleider die ons door het hele proces loodst: van de start tot en met het tekenen van het contract met de nieuwe leverancier. We zoeken een proactieve 'regisseur' die de lijnen uitzet, besluiten voorbereidt en de vaart erin houdt.

Scope van de werkzaamheden

Het Programma van Eisen wordt momenteel door ons voorbereid. De gezochte projectleider krijgt een dubbelrol:

1. Projectleider: Hij of zij bewaakt de planning, zorgt dat iedereen zijn deadline haalt en bereidt de vergaderingen voor.

2. Inhoudelijk expert op het gebied van het inkoopproces: De projectleider kijkt met een scherpe, juridische en markttechnische blik naar onze eisen. Hij of zij corrigeert ons waar nodig: zijn we te streng (waardoor softwareleveranciers niet willen of kunnen inschrijven) of zijn we te vaag (waardoor we straks niet krijgen wat we écht nodig hebben)?

De rollen zijn helder verdeeld: de projectleider adviseert, daagt ons uit en organiseert het proces. De Raad van State levert de inhoudelijke experts (zoals ICT'ers en archiefspecialisten) en neemt uiteindelijk zelf de beslissen.

Op te leveren resultaten

* Een concreet stappenplan met een planning en een overzicht van de uren per fase.

* Een grondig gecontroleerde en aangescherpte Programma van Eisen en de regels waarop we de leveranciers gaan beoordelen.

* Verzorging van de complete en juridisch kloppende documenten die nodig zijn om de aanbesteding te publiceren.

* Het coördineren voor het helder beantwoorden van alle vragen bij de nota('s) van inlichtingen.

* Opstellen van een duidelijke en eerlijke methode waarmee onze beoordelingscommissie de binnengekomen offertes kan scoren.

* Het begeleiden van de vergaderingen waarin de commissie tot een gezamenlijk eindoordeel komt.

* Het opstellen van de officiële brieven naar de winnende en de afgewezen leveranciers.

* Het begeleiden van de Raad van State in bezwaarprocedures, als dit van toepassing is.

* Het begeleiden van de contractgesprekken tot en met het moment dat de handtekeningen worden gezet.

Bij een offerte graag het volgende meesturen:

* de aanpak kort toelichten

* een ureninschatting geven per onderdeel

Achtergrond opdracht:

De Raad van State gebruikt momenteel Corsa voor het registreren en beheren van archiefwaardige informatie. Omdat de huidige onpremise variant van Corsa wordt uitgefaseerd, starten wij een Europees aanbestedingstraject voor een vervangende oplossing. Er ligt een conceptnotitie met uitgangspunten voor de toekomstige inrichting van de RMA. Deze notitie vormt de basis voor het verdere traject (requirements en programma van eisen), maar moet eerst worden getoetst en aangescherpt.

Eisen:

 

• De consultant heeft bewezen ervaring met het sturen op harde deadlines en het motiveren van projectteams binnen de overheid.
• Ruime ervaring met Europese aanbestedingen op het gebied van ICT.
• Ervaring met archief- of zaaksystemen (en de Archiefwet) is een grote plus.
• Uitgebreide kennis van aanbestedings- en inkoopregelgeving en juridische expertise ter voorkoming van klachten en bezwaren vanuit de markt.
• Bij uitval is op korte termijn een gelijkwaardige vervanger beschikbaar.
• Ook moet de consultant bij complexe juridische knelpunten kunnen terugvallen op achtervang met de specialistische kennis.