Consulent div
Gemeente Geertruidenberg
max €65 per uur
Noord-Brabant
36 uur per week
- Facilitaire dienstverlening
15 april 2024
15 juli 2024
De opdrachtomschrijving
Bij het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) zal je zowel intensief samenwerken met je andere collega’s maar ook veelal je kunnen focussen op jouw eigen cluster. Je bent verantwoordelijk voor zowel de fysieke als digitale registratie van inkomende, uitgaande en interne documenten.
Je bewaakt kwaliteit van alle voorkomende registraties en de toegankelijke staat van informatie, gegevens, zaken en dossiers.
Als Consulent DIV begeleidt en train je collega’s binnen de organisatie op het gebied van zaakgericht werken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor dossiervorming en – beheer, inclusief inzage/uitleen en het afsluiten en vernietigen van dossiers.
Takenpakket:
- Openen post
- Verzenden post
- E-mails verwerken in het zaaksysteem
- Scanwerkzaamheden
- Registeren van inkomende, interne en uitgaande documenten middels het zaaksysteem
- Ontvangstbevestigingen aanmaken en versturen
- Het bewaken van de kwaliteit van alle voorkomende registraties, ook de geautomatiseerde
- Het verzorgen van een goede inrichting van het archief, zowel papier als digitaal, conform wet- en regelgeving
- Het bewaken van de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie/ gegevens/ zaken/ dossiers, zowel papier als digitaal
- Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op o.a. scans en metadata
- Beheren van de mailbox info@div en beantwoording vragen uit de organisatie: het verstrekken van informatie aan gebruikers over het beheer van het archief, zaken en dossiers
- Het uitvoeren van de uitleen van dossiers
- Wegwerken van de achterstanden, controle zaakdossiers (op volledigheid, unieke wettelijke grondslag en deze op vernietiging of te bewaren zetten) en digitale dossiers in DMS Corsa op vernietiging en bewaren zetten. (zie ook hieronder)
- Vorming fysieke dossiers, achterstand 15 m2 archief uit de archiefbewaarplaats
- Het verwerken van lijsten m.b.t. kwaliteitscontroles die worden gegenereerd
De Eisen
- Kandidaat heeft ervaring met MS Office. Dit moet blijken uit de CV.
- Je hebt aantoonbare ervaring met documentaire informatievoorziening en het beheren van de informatievoorziening van een overheidsinstelling (dit moet blijken uit het cv).
De Wensen
- Kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
- Kandidaat heeft recente werkervaring in een vergelijkbare functie. Dit moet blijken uit de CV.
- Kandidaat beschikt over 1 of meer referenties
- Kandidaat is resultaatgericht. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
- Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht?
- Is kandidaat/bent u beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven?
- Kandidaat past binnen het team. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
- Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijk sensitiviteit. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
- Kandidaat kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.
- Uw kandidaat heeft kennis van digitaal zaakgericht werken. Dit moet blijken uit het cv.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox