Communicatieadviseur Mens & Organisatie

Korte beschrijving speelveld
Je werkt voor het organisatieonderdeel Mens & Organisatie (M&O), wat bestaat uit de afdelingen HRM en Facilitair & Huisvesting. De doelstelling Mens & Organisatie is: ‘Medewerkers zijn trots op hun werk  en werken gezamenlijk en op vakkundige wijze aan de opgave van de stad.’ Je werkt vanuit cluster Productondersteuning in het team Communicatie en Procesondersteuning. Dit nieuwe team werkt nauw samen met de managers binnen M&O, maar ook met de collega’s van het Marketing en Communicatie Netwerk (MCN). Het team bestaat uit 5 medewerkers.

Mens & organisatie heeft ambitie op het gebied van communicatie. M&O is verantwoordelijke voor alle communicatie van de afdeling HRM en Facilitair & Huisvesting.  We houden ons bezig met een breed scala aan thema’s, variërend van vakmanschap & vitaliteit tot leren & ontwikkelen, diversiteit & inclusie, weerbaarheid & veiligheid, huisvesting, catering en hospitality. We communiceren zowel over beleidsthema’s als over ‘dienstmededelingen’ rondom operationele services. Kortom: een veelzijdig palet aan communicatiewerkzaamheden.       

Dit is je werk

• Samen met de manager van het team maak je een voorstel tot het inrichten van communicatie als functie en proces binnen het onderdeel Mens & organisatie. Dit betreft een gecombineerde aanpak voor communicatie richting de organisatie als richting de eigen M&O collega’s. Op basis van procesafspraken maken we een communicatieplan waarmee we de communicatiedoelen van M&O als gewaardeerde en deskundige partner binnen Gemeente Utrecht realiseren   
• Personeelsinformatiesite en intranet herinrichten. Je speelt een sleutelrol in dit project waarin we digitale informatie rondom HRM thema’s zodanig beschrijven dat collega’s optimaal worden ondersteund en zelfredzaam zijn.  
• Communicatieplannen maken ten behoeve van projecten. Gedurende het jaar voeren we diverse grotere en kleinere projecten uit. Via heldere communicatie ondersteunen we planmatig de projecten. Ook in de uitvoering heb je een rol, door ontwikkeling van aansprekende en begrijpelijke content. Dit zowel schriftelijk als visueel.
• Je ondersteunt het management op het gebied van interne communicaties, denk aan opstellen en redigeren van artikelen, notities, blogs, vlogs en presentaties
• Je monitort de reacties op intranet op M&O content.

Dit vragen we van je

• Je hebt bewezen ervaring op het gebied van interne communicatie binnen corporate organisaties, zowel strategisch als tactisch en operationeel
• Op het gebied van projectcommunicatie heb je meerdere trajecten begeleid en er actief in meegewerkt
• Je bent een veelzijdige communicatie specialist die niet alleen taalkundig goed is ontwikkeld, maar ook goed overweg kan met allerhande vormen van online communicatie, inclusief video
• Je hebt duidelijk onderbouwde affiniteit met HRM en Facilitaire dienstverlening en zelfredzaam rondom deze thema’s
• Je bent gericht op samenwerking met collega’s en gevoelig voor het volgen van de juiste beleidslijnen. Je opereert zelfstandig waar het kan, maar stemt af waar het moet.
• Je manier van werken is zorgvuldig, accuraat en integer.

Goed om te weten:
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. De kandidaten in de 3 hoogst scorende offertes worden uitgenodigd voor een gesprek. Indien het klikt wordt aan één van hen de opdracht gegund.

Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.