Bestuurssecretaris

Wie zijn wij
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bestuurs- en Directieondersteuning en Opgaven (BDO) adviseert en ondersteunt het bestuur en de directie van de provincie Utrecht. Als domein kennen we een aantal kernopgaven: ondersteuning van de commissaris van de Koning bij de uitvoering van zijn rijkstaken; advisering over bestuurlijke aangelegenheden; coördinatie op de activiteiten in Europa; ondersteuning van het bestuur en management; (corporate) communicatie; en de uitvoering van interbestuurlijk toezicht. Wij denken strategisch, zijn betrouwbaar en kritisch in onze advisering en ondersteuning. Voor het aansturen van complexe opgaven leveren wij ervaren mensen.

De collega’s van het team Ondersteuning Bestuur en Directie adviseren en ondersteunen met grote betrokkenheid de bestuurders, de directieleden en de concernmanagers bij de uitoefening van hun taken. Ook voert het team kerntaken uit bij besluitvormingsprocessen van het college van Gedeputeerde Staten (GS) en het concernmanagement.
Deze tijdelijke functie geeft je de mogelijkheid om van dichtbij mee te maken hoe de politiek- bestuurlijke besluitvorming zijn beslag krijgt. Soms kan het werk hectisch zijn maar dan is het fijn om te weten dat je komt te werken in een hecht cluster met collega’s waar je op kan bouwen.

Wat ga je doen
In verband met zwangerschapsvervanging zoeken wij een bestuurssecretaris van het college van Gedeputeerde Staten die ons team tijdelijk komt versterken. Samen met de andere bestuurssecretaris en de rest van het cluster zorg jij ervoor dat ons college optimaal kan vergaderen.

Je draagt bij aan de integrale ondersteuning van het college en het behalen van de strategische doelen. Als onmisbare schakel tussen organisatie, het college en Statengriffie help je de samenwerking soepel te laten verlopen. Jouw adviezen aan de voorzitter van het college van Gedeputeerde Staten en de provinciesecretaris helpen de besluitvormingsprocedure te verbeteren. Je adviseert de collega’s in de organisatie bij het afleveren van goede stukken voor GS en het verbeteren van de kwaliteit van de bestuursstukken. Je geeft het management sturingsinformatie over de kwaliteit van de bestuursstukken. Met jouw inspirerende ideeën adviseer je de organisatie en ons college proactief over de wijze waarop vraagstukken strategisch behandeld kunnen worden.
Je bent sterk in het leggen van verbanden tussen de verschillende concernbrede dossiers, waarmee de integraliteit van de adviezen aan GS wordt verbeterd.

Je signaleert en adviseert welke onderwerpen voor de GS-vergadering moeten worden geagendeerd. Je beoordeelt de consistentie van de bestuursstukken o.a. op missie, visie en strategie van de provincie en de gevolgde besluitvormingsprocedure. De provinciesecretaris kan vertrouwen op jouw advies met betrekking tot de besluitrijpheid van de aangeleverde bestuursstukken.
Je treft de voorbereiding van de GS-vergaderingen, maakt het verslag en verzorgt de terugkoppeling aan de verantwoordelijk medewerkers. Je bewaakt de actiepunten en overlegt met de organisatie en directie over de (strategische) planning voor komende vergaderingen.
Door jouw overzicht over het hele proces weet je de juiste acties uit te zetten. Ook werk je mee aan de continue verbetering van de kwaliteitvan de bestuursstukken en (strategische) advisering aan het college.
We werken op dit moment aan het verder optimaliseren en digitaliseren van ons bestuurlijk besluitvormingsproces. Je vindt het leuk om daar actief een bijdrage aan te leveren.

Wat verwachten wij
Wij zoeken een enthousiaste secretaris die in staat is het overzicht te houden.
Je hebt inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocedures. Je kunt de bestuurlijke verhoudingen en de bestuurlijke haalbaarheid van de bestuursadviezen goed inschatten. Je bent sterk in procedures en plannen en organiseren is jouw tweede natuur. Jouw discretie en integriteit zijn boven alle twijfel verheven. Je staat voor professionaliteit en kwaliteit. Je kunt strategisch adviseren en proactief handelen in een complexe omgeving. Met je sterke verbindende communicatieve vaardigheden weet je te overtuigen. Je bent een netwerker die snel kan schakelen.
Als de situatie erom vraagt heb je er geen probleem mee om flexibel met je werktijden om te gaan.