Assistent projectmanager

Opdrachtomschrijving

De gemeente Amersfoort is een dynamische organisatie waar ruimte is voor ontwikkeling en interessante uitdagingen.
De afdeling Programma's en Projecten is de gemeente brede afdeling voor procesmanagement, in het bijzonder programma en projectmanagement. Bovendien vervullen we gemeente brede vastgoedbeheertaken en verrichten we allerhande vastgoed-gerelateerde zaken. Er werken circa 90 mensen. Er werken doeners, gericht op resultaat en op samenwerken. De sfeer is dynamische en optimistisch.
Er zijn zes teams:

• projectrealisatie openbare ruimte (POR) ;
• proces- en projectmanagement (PPM);
• vastgoedontwikkeling en -beheer (VOB);
• team informatiseringsprojecten (TIP);
• team assistentie projectmanagement (TAP);
• team NEXT033;

We geven leiding aan nieuwe ontwikkelingen. Het resultaat kan van alles zijn; een fysiek project, een grondtransactie, een IT-voorziening, een meerjarig programma, een maatschappelijk initiatief, een bijzonder proces. Het gaat ons om het eindresultaat, maar we voelen ons net zo verantwoordelijk voor de weg ernaartoe.
We doen dit voor het bestuur van de stad, maar ook voor de inwoners, de ondernemers en honderden collega's uit de organisatie. Met de handen uit de mouwen. We maken het niet moeilijker dan nodig, maar ook niet gemakkelijker dan de realiteit. "We make it happen".
Door toename van onze opgaven in de programma’s en projecten zijn wij op zoek naar assistent projectmanagers om het team TAP te versterken.

Context
Als assistent projectmanager werk je binnen een programma- of projectteam of een portfolio. Als team bepalen we samen wie het beste past bij welke opgave. Je kan breed ingezet worden, bijvoorbeeld binnen een van de volgende opgaven:

Programma Woningbouw
Amersfoort – een stad met ruim 155.000 inwoners – ontwikkelt zich in hoog tempo. Onze organisatie ontwikkelt mee en staat voor een grote woningbouwopgave. Dit betekent dat we moeten bouwen voor woningzoekenden en dat wij de kwaliteit van wonen voor inwoners van bestaande wijken behouden en ontwikkelen. Daaraan kun jij bijdragen.

Omgevingswet
Vanaf 2022 werken we in Nederland met de Omgevingswet; een nieuwe wet die tot doel heeft alles wat kan en mag in de fysieke leefomgeving eenvoudiger en beter te organiseren. De gemeente Amersfoort heeft een Programma Omgevingswet opgezet om ervoor te zorgen dat we alles wat nodig is om volgens deze wet te kunnen werken goed en op tijd klaar hebben.

Ontwikkeling Langs Eem en Spoor en Stadshart
Twee samenhangende bijzondere opgaves in twee unieke gebieden.
Met de ontwikkeling van het gebied langs de Eem en het spoor wil Amersfoort een uniek gebied toevoegen, grenzend aan de binnenstad. Een woon-werk-recreatieplek waar veel aandacht is voor extra woningen, werken, openbare ruimte en duurzaamheid.
De ontwikkeling Stadshart richt zich op de ontwikkeling rond de herinrichting van het Stationsplein en de verbinding naar de binnenstad en het Historische stadshart.

Duurzame Stad
Het programma Duurzame Stad richt zich op de verschillende duurzaamheidsambities ten aanzien van onder andere de energietransitie, duurzame mobiliteit, circulaire economie en de klimaatbestendigheid van de stad.

Portfolio’s openbare ruimte
Binnen projectportfolio’s voeren wij, voor de inrichting en instandhouding van onze openbare ruimte, jaarlijks tientallen projecten uit. Deze projectenportfolio’s hebben betrekking op wegen, riolering en waterhuishouding, bruggen en tunnels en kademuren.

LET OP!
In het kader van gelijke kansen en het voorkomen van manipulatieve inschrijvingen, waarbij een inschrijver veel verschillende cv’s indient en zo kan sturen op wie in de top komen, mag een inschrijver maximaal 1 offerte/kandidaat aanbieden. Bij meer dan 1 aangeboden offerte/kandidaat zal alleen de eerst binnengekomen aanbieding meedingen naar de opdracht.

Urenregistratie/facturatie
De gewerkte uren dienen te worden geregistreerd via de inhuurdesk van de Gemeente Amersfoort en na akkoord van de inhurende manager kan er via Mijn inhuurdesk op Gemeenteamersfoorthuurtin.nl een factuur digitaal worden verzonden aan de gemeente.

De opdracht wordt mogelijk aan maximaal 3 kandidaten gegund.

Kandidaatomschrijving

Doel van de functie
De assistent-projectmanager is de rechterhand van de (senior) projectmanagers en ondersteunt de (senior) projectmanagers zowel inhoudelijk als procesmatig.

Deeltaken + korte uitwerking

• ondersteunen van programma’s en projecten als het gaat om organisatie, planning, administratie en rapporteren van de voortgang hierover aan de (senior) projectmanager;
• leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• leveren van bijdragen aan en het (bege)leiden van kleinere, niet complexe (deel)activiteiten of deelprojecten onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager;
• leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het professionaliseren van het projectmatig en programmatisch werken binnen de afdeling evenals aan andere werkprocessen die tot doel hebben het functioneren van de afdeling als geheel te verbeteren;
• opstellen en beheren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;
• namens de (senior) projectmanager bewaken en beheren van het projectbudget en bijdragen leveren voor het opstellen van de financiële (voortgangs)rapportages;
• verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;
• vervullen van de rol van projectsecretaris: het voorbereiden van bijeenkomsten, verslagleggen, het bewaken van afspraken, het actualiseren van planningen, het inrichten en beheren van dossiers;
• mede zorgen voor de uitwisseling van project-/programma informatie met in- en externe partijen;
• bij afwezigheid van de (senior) projectmanager fungeren als aanspreekpunt voor het project of programma.

Kennisvereisten
MBO+/HBO niveau
Bij voorkeur goede kennis van applicaties maakt het samenwerken in o.a. MS Teams/ MS planner/OneNote en sharepoint wel zo efficiënt.
Bij voorkeur enige affiniteit met het ruimtelijke domein
Ervaring met projectmatig werken is een pré

Contact- en overige functievereisten
Intern: (senior) projectmanager, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers, medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen.
Extern: burgers, hulpdiensten, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars), andere overheden.

Competentieprofiel
De assistent projectmanager is een aanpakker en een regelaar, hij of zij hoeft daarin niet taakgericht te worden aangestuurd, maar is in staat om zelfstandig te opereren. Kortom, neemt eigen initiatief.
Hij of zij voelt zich thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen.
Voor de functie is het navolgende competentieprofiel geformuleerd;
Samenwerken:                              Uitwisselen en terugkoppelen
Resultaatgericht handelen:           Plannen en toetsen
Flexibel handelen:                         Aanpassen en doorbreken
Analyseren:                                   Breed en kritisch analyseren
Omgevingsbewustzijn:                  Inleven
Probleem oplossen:                      Oplossen, problemen voorzien
Onderhandelen:                            Spel van geven en nemen
Mondelinge communicatie:           Stemt af op de ander, inleven
Plannen en organiseren:               Afstemmen, overzicht houden

Interviewplanning

Selectiegesprekken vinden plaats met maximaal de top 5 kandidaten.
De gesprekken vinden plaats op dinsdag 23 of woensdag 24 augustus tussen 09:00 en 17:00. Kandidaten die worden aangeboden dienen op deze dag beschikbaar te zijn. De gesprekken vinden enkel plaats met de aangeboden kandidaat en vinden plaats bij de gemeente Amersfoort.

Toelichting op rooster

Tot een minimum van 24 uur per week is bespreekbaar