Adviseur bedrijfsvoering-document managent systeem

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Adviseur Bedrijfsvoering.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:

Beheer van Archieven
-Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS
hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
- Uitvoering van documentbeheer en archiefvorming
- Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de manager projectbeheersing.
- Het tussentijds checken hoe het staat met de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.
- Het completeren en afronden van het door Doxis opgestelde Plan van Aanpak.
- het Inrichten van Connect.
- het leveren van advies aan de Manager Programmabeheersing.

Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van Rijkswaterstaat.

Meest essentiële competenties:
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
➢ Pro-actieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je
deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te
verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen & wensen
Eisen
1 Minimaal afgeronde HBO opleiding Informatiemanagement of gelijkwaardig
niet
2 Minimaal 2 jaar werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
3 Minimaal 1 jaar ervaring met werken met een DM
4 Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
5 Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies/plan van aanpak

Wensen
1 Aantoonbare kennis en ervaring van (grootschalige) projecten/programma’s op infrastructureel of watermanagement gebied.
2 Aantoonbare kennis en ervaring van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3 Aantoonbare kennis en ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint / Connect applicatie.
4 Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een selectielijst van een overheidsinstelling.
5 Onderzoek vaardigheden, kennis van relevante (papieren en digitale) bronnen en mogelijkheden.