Secretaresse/ Projectondersteuner

Waar ben jij van?
Jij bent van een fijne werksfeer in een klein, hecht en dynamisch team dat werkt aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd met een voorbeeldfunctie voor de rest van het land.

Jouw functie
Op het programmabureau Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), is een tijdelijke opdracht ontstaan voor een secretaresse/projectondersteuner. Voor deze ben jij een representatieve en servicegerichte collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer.

Dit ga je doen:

Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;

Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de (buitenlandse) gasten;

Beheer je de telefoon van het programmabureau;

Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;

Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;

Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;

Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;

Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties en ondersteun je waar nodig onderliggende programma’s en projecten;

Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Jouw profiel
Als Secretaresse/project ondersteuner ben je een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.