Programma secretaris energieprogramma

Beste leverancier, Gemeente Leiden nodigt u uit om een offerte aan te bieden op deze nadere uitvraag van het 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waar u op ingediend heeft. Gemeente Leiden is op zoek naar een FUNCTIE. Voor een uitgebreidere functieomschrijving verwijzen wij u naar de Uitnodiging tot inschrijving FIUNCTIE De tender waar u nu voor uitgenodigd bent is een nadere uitvraag vanuit de 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waarop u bent doorgelaten o.b.v. een door u aangegeven kwalificatie. Het betreft een uitvraag voor de categorie: CATEGORIE Inschrijvingen zullen worden beoordeeld op criteria: Motivatiebrief, Curriculum Vitae, interview en prijs. Aan de toelating tot deze nadere uitvraag kunnen geen rechten op opdrachten worden ontleend.

 

De energietransitie is volop gaande, ook binnen Holland Rijnland. De invulling van klimaatambities werkt in brede zin door op de regio. Al sinds het regionale Energieakkoord in 2017 werken partijen regionaal samen op dit onderwerp. De afgelopen periode is hard gewerkt aan deze ambities, zowel op lokale als op regionale schaal. De Regionale Energiestrategie vormde hiervoor een belangrijk onderdeel. Sinds afronding van de RES 1.0 wordt in regionale samenwerking en afstemming gewerkt aan de uitvoering van de ambities die in de RES zijn opgenomen. De RES past binnen een bredere opgave: het ontwikkelen van een toekomstbestendig regionaal energiesysteem. Om deze reden is sinds 2023 het Energieprogramma verbreed. Binnen dit programma werken gemeenten, provincie en netwerkbeheerders samen aan thema’s zoals grootschalige opwek van duurzame elektriciteit, regionale warmtevoorziening en de ontwikkeling van het energiesysteem. Het RES-team vormt het hart van deze samenwerking en zorgt voor coördinatie, procesondersteuning en het faciliteren van besluitvorming. Binnen dit team vervult de programmasecretaris een cruciale ondersteunende rol, met als doel het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in de werkzaamheden en processen binnen het Energieprogramma. De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Energieprogramma en het bredere RES-team. De opdracht is gericht op het organiseren van bijeenkomsten, vastleggen van afspraken en acties, beheren van de projectadministratie en het verzorgen van communicatie en afstemming binnen het team. Hiermee draagt de programmasecretaris bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma. De opdracht biedt ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency. De programmasecretaris is dus niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie. Het RES-team functioneert als dagelijkse aansturing van het energieprogramma. Deze aanbesteding gaat over de rol programma assistent. De rollen het strategische deel van het programma worden uitgevraagd middels de DAS structuur. De operationele ondersteuning zal Europees worden aanbesteed. De taken van de programmasecretaris zijn onder andere:

• Organisatie van bijeenkomsten:

o Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers, en werkoverleggen;

o Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.

• Verslaglegging en opvolging:

o Notuleren tijdens bijeenkomsten;

o Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de

programmamanager;

o Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.

• Projectondersteuning:

o Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s,

dashboards en voortgangsrapportages;

o Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.

• Documentatie en administratie:

o Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams);

o Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en

rapportages;

o Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en

benodigde input.

• Teamondersteuning:

o Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het

RES-team;

o Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming;7

o Waar mogelijk meedenken over procesverbetering of efficiëntere

werkmethoden.

 

Een aantal bijlages zijn relevant als achtergrondinformatie. Dit is de stand van zaken nu.

Uiteraard is dit een dynamisch proces.

• Energieprogramma

• Voortgangsrapportages 2024 (april en november)

• Toekomstbeeld energiesysteem 2050 Holland Rijnland