Projectmanager dms

Drie redenen waarom dit jouw opdracht is
Ben jij de projectmanager op het gebied van DMS systemen dan zoeken wij jou!

Jij doet het
1 Aanleiding van de opdracht:
De SVB heeft de behoefte aan vernieuwing van de IT ondersteuning t.b.v. document en record management processen voor haar primaire processen, zijnde processen die direct in verband staan met de uitvoering van regelingen zoals AOW, Kinderbijslag en persoonsgebonden budget. Deze behoefte komt enerzijds voort uit wet- en regelgeving en anderzijds uit functionele wensen die met de huidige middelen onvoldoende kunnen worden ingevuld.

2 Omschrijving van de opdracht:
Verwerving en implementatie van een nieuw Document Management Systeem voor ondersteuning van de primaire processen (centrale backofficefunctie voor alle klantkanalen, uitvoeringssystemen van regelingen en klantcorrespondentiesystemen op het vlak van document en recordsmanagement), migratie van content van het huidige naar het nieuwe DMS en het uitfaseren van het oude DMS.

De opdracht voor de projectmanager hierbij luidt:
Realiseer een nieuw en modern ECM platform voor de primaire processen op basis van de vastgestelde doelarchitectuur (uitgangspunt hiervoor is de domeinarchitectuur Enterprise Content Management versie 2.0). Implementeer het nieuwe systeem voor alle primaire processen via een te kiezen migratiestrategie en faseer het oude DMS uit.

Bouw hierbij voort op de inzichten en deliverables van de vooronderzoeksfase. Dit betreft o.a. een project brief met als bijlagen: (non)functionele requirements, begroting, project start architectuur en kaders vanuit informatiebeveiliging en privacy. 

Na contractering van de beoogde implementatiepartner stel je een project initiatie document (PID) op als plan voor de implementatiefase. In dit plan wordt ook de project governance uitgewerkt. In deze implementatiefase coördineer je met name:

Het werkend krijgen van de DMS/ RMA configuratie. Hierbij zijn nog diverse keuzes te maken, waarvoor deels ook beleid opgesteld of herijkt moet worden. Hierin heb je een aanjagende rol.
De gebruikersadoptie van het nieuwe DMS door de vele klanten en gebruikers van dit systeem.
De in beheername van het DMS door de beheerorganisatie vanuit Business, IT en Informatiebeheer.
Je hebt hierbij oog voor risicomanagement en verandermanagement en rapporteert over de voortgang naar de nog te formeren stuurgroep en de Clusterboard Generiek. 

Na de implementatie borg je via een end project report rapport dat het project formeel afgesloten kan worden met borging van de lessons learned en openstaande punten naar de beheerorganisatie. 

Naast een projectmanager bij de implementatiepartner werk je ook samen met een projectmanager vanuit de afdeling Informatiebeheer en product owners in de keten, maar de eindverantwoordelijkheid voor de projectsturing ligt bij jou.

3 Doel / resultaat van de opdracht:
Het verzorgen van de initiatie en het integraal aansturen van de implementatie van het project Vernieuwen Document Management Systeem (DMS) voor primaire processen gebruik makend van de binnen de SVB geldende werkwijze en afspraken. 

De projectmanager is verantwoordelijk voor: 

Aansturen van de contractering van de beoogde implementatiepartner 
Opstellen van het Project Initiatie Document (waarin gezamenlijke aanpak en activiteiten van SVB en implementatiepartner worden beschreven)
Coördineren van de configuratie- en implementatiefase van het project (i.s.m. de projectmanager van de implementatiepartner)
Coördineren van de migratie van de huidige naar de nieuwe DMS inrichting
Zorgdragen voor de acceptatie en adoptie in de gebruikersorganisatie
Borgen van het beheer van het DMS in de operationele organisatie 

Jij bent het
Hou jij van uitdagingen, ben jij ambitieus en heb jij meervoudige projectmanagement ervaring en inhoudelijke kennis bij het implementeren van een DMS / ECM systeem dan willen wij jou graag ontmoeten.

4 De projectmanager is onder andere verantwoordelijk voor:

• Opstellen van projectplannen en projectplanning
• Afstemming met alle stakeholders
• Bewaken van de voortgang van de projecten en bijsturen waar nodig
• Opstellen van beheer documenten
• Borgen van documentatie en werkafspraken voor latere overdracht
• Voorbereiden van complexe wijzigingen, schrijven van draaiboek, implementatieplan, testplan voor complexe wijzigingen samen met de leverancier
• Sparringpartner en vraagbaak voor andere interne afdelingen rondom beheerde diensten
• Monitoren van de voortgang van de gemaakte planning en afspraken.

5 Randvoorwaarden en eisen:
Je werkt conform de binnen de SVB geldende projectmanagement werkwijze (gebaseerd op Prince2) en maakt gebruik van de beschikbare templates en middelen.

Kennis / Opleiding:

• Minimaal HBO of gelijkwaardig door opgedane ervaring
• Beheersing van zowel IPMA/ Prince2 als Agile PM
• Kennis van IT processen en IT-vakgebied (o.a. cloud, integraties, datamigratie, ITIL)
• Kennis van Document management systemen / concepten
 • Kennis van het vakgebied informatiebeheer
• Sterke analytische vaardigheden

Ervaring:

• (Cloud) software implementatietrajecten
• Opstellen van een Project Initiatie document en het verkrijgen van goedkeuring hiervan
• Definiëren van verantwoordelijkheden en het toebedelen van de projecttaken aan teams en teamleden
• Inplannen en voorbereiden van beslismomenten binnen het project
• Managen van samenwerking en wisselwerking tussen business en (externe) IT-leverancier(s)
• Signaleren van risico's, knelpunten en afwijkingen en hier in afstemming met stakeholders regie nemen om te komen tot een oplossing
• Opstellen van voortgangsrapportages
 • Organiseren van gebruikers acceptatie / adoptie van nieuwe systemen
• Onderhandelen met de degenen die belast zijn met acceptatie vanuit de gebruikersorganisatie en het IT beheer.

Competenties:
• Het betrekken en managen van stakeholders
• Grip houden op planning, voortgang en financiën van projecten
• Communicatieve vaardigheden richting diverse stakeholders
• Situationeel en resultaatgericht aansturen richting succes
• Zelfstandig werken
• Constructief

Extra voorwaarden selectie:
• De kandidaat moet onafhankelijk zijn. Geen banden met mogelijke leveranciers of een belang in de markt
 • Integriteit weegt zwaar
 • Kennis van en ervaring met Document Management / ECM implementaties heeft de voorkeur.