Data Specialist (Excel)

Opdrachtbeschrijving

De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen binnen de afdeling K&S en de bredere afdeling. Het hoofddoel is het verbeteren, vereenvoudigen en toekomstbestendig maken van de huidige Excel- en Power Query-oplossingen voor kwaliteitsmetingen en capaciteitsplanning.

Onderdeel 1 – Optimalisatie kwaliteitsmetingen (hoofdopdracht)

Binnen team K&S worden kwaliteitsmetingen uitgevoerd op basis van Questback-exporten die via Excel en Power Query worden verwerkt tot analysebestanden en managementinformatie. De huidige inrichting is in de loop der tijd organisch gegroeid en bevat meerdere afhankelijkheden tussen queries, sjablonen, itemlijsten en databewerkingen. Hierdoor is de oplossing lastig overdraagbaar, foutgevoelig en sterk afhankelijk van specifieke kennis van enkele medewerkers.

• Analyseer de huidige Power Query-structuur en datastromen.
• Maak bestaande queries, koppelingen en afhankelijkheden inzichtelijk.
• Ontwerp een vereenvoudigde en gestandaardiseerde datastructuur.
• Implementeer de nieuwe structuur in Excel/Power Query.
• Richt de oplossing logisch, onderhoudbaar en schaalbaar in.
• Leg de technische en functionele werking vast in documentatie.
• Verzorg kennisoverdracht richting medewerkers van het team.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op het technisch bouwen van queries, maar ook op het ontwerpen van een duurzame en begrijpelijke oplossing die door meerdere medewerkers beheerd kan worden.

Onderdeel 2 – Capaciteitsplanning afdeling (nevenopdracht)

Daarnaast bestaat binnen de afdeling behoefte aan een uniforme capaciteitsplanning in Excel voor meerdere teams. Teams werken momenteel met verschillende werkwijzen en formats, waardoor centraal inzicht beperkt is en actualisatie grotendeels handmatig plaatsvindt.

• Ontwerp een uniforme opzet voor capaciteitsplanning.
• Ontwikkel een gebruiksvriendelijke Excel-structuur voor invoer door medewerkers.
• Richt via Power Query geautomatiseerde verwerking van teamoverzichten in.
• Maak centrale overzichten, tabellen en grafieken op afdelingsniveau mogelijk.
• Zorg dat rapportages automatisch worden bijgewerkt op basis van ingevoerde data.
• Documenteer de werkwijze en inrichting.

Prestatiedoelstellingen

De opdracht is succesvol afgerond wanneer:

• De bestaande Power Query-structuur aantoonbaar is vereenvoudigd.
• De nieuwe inrichting begrijpelijk en overdraagbaar is voor meerdere medewerkers
• Documentatie beschikbaar is van de werking, structuur en afhankelijkheden
• Het team zelfstandig met de oplossing kan werken.
• Een uniforme en werkbare capaciteitsplanning beschikbaar is voor de afdeling.
• Managementinformatie en overzichten grotendeels automatisch worden bijgewerkt via Power Query;
• De oplossing minder foutgevoelig en minder afhankelijk van individuele kennis is.

Achtergrond opdracht

De huidige inrichting binnen team K&S is in de loop der tijd organisch gegroeid en bevat meerdere afhankelijkheden tussen queries, sjablonen, itemlijsten en databewerkingen. Hierdoor is de oplossing lastig overdraagbaar, foutgevoelig en sterk afhankelijk van specifieke kennis. De nieuwe opdracht combineert optimalisatie van kwaliteitsmetingen met de behoefte aan uniforme capaciteitsplanning, beide nauw verbonden met Excel, Power Query, datastructurering en automatisering.

Over de klant:

De IND beoordeelt aanvragen van vreemdelingen die in Nederland willen verblijven of Nederlander willen worden. Bijvoorbeeld vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en asiel zoeken. Of om mensen uit het buitenland die in Nederland willen werken en wonen. Ook behandelt de IND aanvragen van mensen die in Nederland wonen en willen naturaliseren.

De IND is een agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV).

De ICT afdelingen van de IND zitten samen met het COA en DT&V aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. Deze lokatie zit vlak naast het Centraal station en is dus zeer goed te bereiken met het openbaar vervoer.