Teammanager bedrijfsondersteuning- interne dienstverlening

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag.

Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden zijn:

• Vertrouwen – we gaan in ons handelen uit van de oprechtheid van onze inwoners, ondernemers en partners. Vanuit deze grondhouding blijven we gelijktijdig ook alert op het voorkomen van misbruik.
• Eenvoud – we streven in onze handelen naar eenvoud en zorgvuldigheid. Dienstverlening willen we zo makkelijk mogelijk maken.
• Betrokkenheid – we zijn betrokken bij onze stad, onze inwoners, ondernemers en partners. Onze houding is gericht op het mogelijk maken van wensen en plannen van onze inwoners, ondernemers en partners.
• Professioneel– we verstaan ons vak en hebben gelijktijdig ook zicht op andere beleidsvelden, we werken effectief samen, spreken elkaar aan en adviseren objectief en integraal.
• Inclusief – we sluiten niemand uit op grond van afkomst, geloof, voorkeur etc. we koesteren diversiteit en streven ernaar een afspiegeling te zijn van onze samenleving.
• Duurzaam – we streven naar duurzame oplossingen voor onze inwoners, stad en planeet.

Opdracht
Algemene omschrijving
Het team Bedrijfsondersteuning is een van de zes teams binnen de afdeling Interne Dienstverlening. Het team bestaat uit twee clusters: het Bestuurssecretariaat en het cluster Managementassistente. Het Bestuurssecretariaat ondersteunt het College van B&W en de directie, terwijl het cluster Managementassistente de 40 lijnmanagers van de vijf afdelingen ondersteunt. Als teammanager Bedrijfsondersteuning geef je leiding aan een betrokken en hardwerkend team van ongeveer 20-25 enthousiaste collega’s binnen Interne Dienstverlening.

Dagelijks levert het team ondersteuning aan het management, de directie en het bestuur van de gemeente Hilversum. Ze fungeren daarbij als schakel tussen managers, medewerkers, de stad en ketenpartners. Met professionaliteit en gedrevenheid biedt het team praktische oplossingen voor onder andere agendabeheer, documentenstroom, afdelingsactiviteiten, ondersteuning van de portefeuille overleggen, mailboxbeheer, notuleren en diverse administratieve taken.

Beide clusters werken nauw samen met andere onderdelen van de organisatie, zoals communicatie, bestuur ondersteuning, de griffie en verschillende afdelingen en managers, zoals Publiekszaken, Leefklimaat en Sociaal Plein. Ook is er een sterke verbinding met de andere teams binnen de bedrijfsvoering, zoals Facilitair, Financiën en ICT.
Bij de gemeente Hilversum werken we hybride, wat betekent dat je vanaf elke locatie kunt werken. Voor deze functie wordt echter verwacht dat je gemiddeld twee tot drie dagen per week op kantoor aanwezig bent.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden

• Proceseigenaar zijn van de processen bestuurssecretariaat en managementondersteuning;
• Dagelijkse leidinggeven (personeelszaken, financiën en werkverdeling) in de sturing van het team Bedrijfsondersteuning;
• Definiëren, aanpassen en sturing geven aan de dienstverlening van het team;
• Opstellen en sturing geven aan het teamplan 2025 en hieronder genoemde veranderopgave;
• Collectieve sturing geven aan de concern - en afdelingsdoelen en onze kernwaarden met een leuk MT interne Dienstverlening (7 personen en 2 adviseurs).

Veranderopgave 2024/ 2025
Het team levert al een aantal jaren haar centrale dienstverlening in een steeds veranderde omgeving zoals organisatiewisselingen, digitalisering en mogelijk nu met de fusie met buurtgemeente Wijdemeren in 2027.
De bestaande diensten en werkverdeling door het cluster Managementassistente aan managers zijn onder aansturing van de teammanager Bedrijfsondersteuning herijkt. Klantwensen van managers en helderheid over rol en te verlenen diensten zijn opgenomen in de producten dienstencatalogus MAS. Deze PDC voor MAS moet verder geïmplementeerd worden en waar nodig bijgestuurd op bezetting en vaardigheden. Daarnaast moet in 1e kwartaal 2025 ook een gelijkvormige PDC komen voor ondersteuning van directie en college.

In najaar 2024 wordt het proces voor bestuurlijke voorstellen naar College en raad herzien inclusief het doorlopen lean traject voor de administratieve en secretariële ondersteuning ervan. De teammanager bedrijfsondersteuning moet dit voor haar/zijn onderdeel verder implementeren.

De gevraagde teammanager Bedrijfsondersteuning geeft in 2025 sturing aan de onderstaande verandering:

• Dagelijks zorgen voor een optimale bezetting, bewaken van de werkdruk en ziekteverzuim, en het bevorderen van samenwerking binnen het team.
• Collega's binnen het team willen zich verder ontwikkelen, de teammanager steunt dit in coaching, innovatie trajecten en opleidingen
• Implementeren en bijsturen van de PDC Managementassistente, met als doel een toekomstbestendige taakuitvoering voor het cluster Directie en College te realiseren.
• Adviseren over verbeteringen in het proces en dienstenpakket voor de ondersteuning van het College, waarbij de rol van het cluster Bestuurssecretariaat wordt geoptimaliseerd.
• Doorvoeren van efficiëntie- en procesverbeteringen binnen het team, inclusief het implementeren van de aanbevelingen uit het genoemde lean traject.
• Versterken van het team in de (digitale) vaardigheden en kennis en het zichtbaar maken van de concernkernwaarden in dienstverlening en gedrag.
• Stapsgewijs onderzoeken van de mogelijkheden voor gezamenlijke ondersteuningsdiensten binnen het team in het kader van de fusie met de gemeente Wijdemeren.