Projectmanager (ADR-verbeterprogramma)

1. Achtergrond

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft in de audit 2020 geoordeeld dat RWS tekortschiet voor wat betreft specifieke onderdelen van het inkoopbeheer en het contractmanagement. Tegelijk constateert de ADR dat deze tekortkomingen reeds langer bestaan, en de ADR ziet niet dat RWS hier verbeterstappen op onderneemt. Dit kwalificeert de ADR als ernstig. Als gevolg hiervan heeft de CPO van RWS opdracht gegeven tot het inrichten van een tijdelijk programma dat invulling dient te geven aan de verbeteracties die nodig zijn om de bevindingen van de ADR weg te nemen.

Het ADR-verbeterprogramma is in september 2021 van start gegaan en heeft zich ontwikkeld tot een goed werkende organisatie met vier werkgroepen (groeipaden) waarin ongeveer in totaal 40 mensen samenwerken. In het ADR verbeterprogramma worden maatregelen ontwikkeld en gereed gemaakt voor implementatie. Deze maatregelen moeten er voor zorgen dat het inkoopproces aantoonbaar beheerst wordt en de bevindingen van de Audit Dienst worden aangepakt. De ADR-verbetermaatregelen worden in de vier verschillende groeipaden opgepakt: Systemen, Programma bureau , Monitoring en Kwaliteitsborging Inkoopbeheer. Communicatie en het tot stand brengen van een veranderende houding en gedrag behoren tevens tot de opgaven van het ADR verbeterprogramma. In totaal worden 5 fte inhuur uitgevraagd ter ondersteuning van het programma. De gevraagde inhuur zal samenwerken met elkaar en de reeds aanwezige RWS medewerkers van het programma.

Je werkt als spin in het web in een meerjarig programma dat de volle aandacht heeft van de ambtelijke top van het ministerie van IenW. In je werk maak je zichtbaar verbinding met alle managementlagen van Rijkswaterstaat en zie je hoe deze opereren op dit complexe meerjarige dossier. Externe contacten en samenwerking met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer geven je een kijkje in de keuken over hoe deze organisaties werken en hoe zij hun controlerende- en adviesrol invullen.

2. Opdrachtomschrijving

Zorg dragen voor de sturinginformatie over het programma en zorgen dat ism met programmamanager belemmeringen voor voortgang worden weggenomen.

Het in kaart brengen van de voortgang, de (tussen)resultaten van het ADR-programma alsook de belemmeringen en risico’s die zich hierbij voordoen. Hierbij hoort ook het monitoren van de capaciteit, de motivatie en betrokkenheid van de deelnemers aan het programma.

Continue dialoog hierover op basis van goede informatie met de programmamanager en het adviseren over eventuele maatregelen om de voortgang te borgen.

Vlot verloop van het programma en scherp maken van mogelijkheden tot bijsturen indien nodig.

Aanleveren van inhoudelijke voortgangsinformatie over de concrete maatregelen die ontwikkeld worden in het programma. Deze voortgangsinformatie geeft een beeld van de inhoudelijke voortgang van de maatregelen van het totale programma.

Aanleveren van de inhoudelijke voortgangsinformatie aan programmamanager

Het aanleveren ook door anderen van heldere inhoudelijke voortgangsinformatie van alle groeipaden en deze ism met de programmamanager verwerken tot integrale rapportage voor opdrachtgevers.

Helder beeld van de voortgang van het groeipad sturingsinformatie dat dient ter verantwoording aan opdrachtgevers.

Aanleveren van sturingsinformatie over het programma waarmee directeuren het programma kunnen bijsturen.

In overleg met de andere trekkers vaststellen van benodigde sturingsinformatie en die voorleggen aan en bespreken met de programmamanager

De toets of de sturingsinformatie voldoende helder is opdat de ADR directeuren weten wat van hen verwacht wordt of welke besluiten er genomen moeten worden.

Agendeert de sturingsinformatie in het ADR-directeurenoverleg. Zorgt dat het goede gesprek plaatsvindt, nodigt anderen hiervoor uit, maakt verslag en koppelt terug aan allen.

Vlot samenspel tussen de groeipaden van het ADR programma en de ADR directeuren.

Secretaris van het ADR-directeurenoverleg en Programma Team Overleg

Het ADR directeurenoverleg komt maandelijks bijeen. Doel van de bijeenkomsten is tweeledig: bespreken van inhoudelijke voortgang en dillema’s, en indien dit de implementatie van maatregelen de directeuren raakt: het zorgen voor specifieke besluitvorming binnen het programma.

Het verzamelen van agendapunten voor dit overleg ism de programmamanager.

Het maken van het verslag van het ADR-directeurenoverleg.

Heldere agenda voor ADR-directeurenoverleg en heldere verslagen.

PDCA opdracht uitvoeren

Opdracht bevat zorgen dat monitoring goed wordt belegd in alle 5 inkooporganisaties.

Zorgen dat geformuleerde opdracht wordt uitgevoerd

Lijn heeft tools om te kunnen sturen

Aansturing van Programmabureau

3. Competenties

De trekker bezit de volgende competenties en vaardigheden:

Interesse in het inkoop-verbetertraject, in staat zijn vlot overzicht en inzicht te ontwikkelen van het geheel en afzonderlijke groeipaden

Proactieve werkwijze: signaleren wanneer voortgang in gevaar komt of belemmeringen moeten worden weggenomen, strategisch vooruitkijken en handelen

Vlot in staat om kennis van de organisatie te ontwikkelen met oog voor belangen en posities van anderen

Goede organisatorische capaciteiten

Voortgangsrapportages kunnen opstellen en verder ontwikkelen

Goede beheersingsmaatregelen kunnen bedenken

Goede kijk hebben over monitoring in een groot complex organisatie

Uithoudingsvermogen en stabiele betrokkenheid bij de doelen van het programma

Verbinder, communicatief.

Goed een secretarisrol kunnen vervullen bij een complex overleg

Locatie : We werken samen vanuit een hybride omgeving. In overleg is thuiswerken toegestaan en is het niet noodzakelijk op dagelijkse basis te werken vanuit een RWS locatie. In het programmabelang kunnen er momenten zijn waarbij fysieke aanwezigheid noodzakelijk is. Deze momenten vinden plaats op het RWS kantoor te Utrecht, op kantoor Westraven.

 

Uitvoerig voorbeeld van het takenpakket

1.Toelichting op het takenpakket

In deze bijlage een toelichting op het totale pakket aan taken die voor het ADR-verbeterprogramma nodig zijn om effectief te zijn. De taken tussen programmamanager en de trekker van het groeipad sturingsinformatie worden in overleg verdeeld.

1.1Zorgen dat de energie erin blijft en dat de goede dingen gebeuren

Er is een wekelijks trekkersoverleg waarin de trekkers van de groeipaden met elkaar spreken. Programmabureau maakt de agenda en maakt een acties en besluitenlijst, die hieruit voortkomen zijn:

Volgen inhoudelijke voortgang en procesvoortgang

In de groeipaden wordt gewerkt aan het uitwerken van concrete acties voor de maatregelen. Daarbij moet koers gehouden worden op het bereiken van positieve effecten op de ADR-bevindingen. Het feit dat programmamanager de voortgangsinformatie coördineert, vraagt dat deze op de hoogte is van wat er inhoudelijk in de groeipaden speelt, wat er ontwikkeld wordt en vraagt een inschatting van het effect op de bevindingen. De uitvoering van deze taak leent zich voor een verdeling tussen programmamanager en trekker groeipad sturingsinformatie (SI)

Trekkers bespreken hun knelpunten v.w.b. voortgang met de programmamanager. Deze adviseert hoe op te schalen en onderneemt zelf actie indien nodig.

Inbrengen van programma-brede en strategische onderwerpen

Het programmabureau bereidt de programmamanager strategische onderwerpen voor en brengt deze in het trekkersoverleg in. Deze onderwerpen worden onder andere in het groeipad SI geïdentificeerd. Denk bijvoorbeeld aan: hoe gaan we om met de raakvlakken tussen de groeipaden, (raakvlaksessies georganiseerd), hoe gaan we directeuren faciliteren bij de sturing in de lijn, wat betekent dit voor de monitor, hoe komen we tot een communicatieplan, welke spelers/doelgroepen hebben we nodig bij de implementatie.

Actief sturende rol in groeipad sturingsinformatie op belangrijke onderwerpen

Er doen zich voortdurend vraagstukken voor die relevant zijn voor alle groeipaden: wat is de scope van ons programma, horen directeuren BV hier ook bij, hoe bereiken we collega-groepen in de regio’s, hoe zorgen we voor goede voortgangsinformatie, wat zijn kernboodschappen voor onze communicatie, hoe blijven we voortgang /opvolging volgen als eenmaal acties in de organisatie zijn uitgezet. Programmamanager, trekker en team SI overleggen over wie welk onderwerp verder brengt.

1.2Betrekken en informeren van belangrijke stakeholders buiten het programma

De groep stakeholders die betrokken moet worden bij de voortgang van dit programma wordt steeds groter. Deze stakeholders hebben verschillende vormen van meerwaarde voor het programma:

Bij ADR, ARK, AC, CFO willen we vertrouwen wekken t.a.v. onze aanpak.

CFO, CPO, BS, FIB hebben wij nodig bij het goedkeuren en finetunen van onze aanpak.

De ADR-directeuren, HIDO, DIDO, CPO, CFO zijn nodig bij de implementatie van de maatregelen.

Er wordt samengewerkt met de CPO-office in oprichting met als doel om na beëindigen van het programma probleemloos specifieke taken over te dragen aan de CPO-office.

Het onderhouden van deze contacten vraagt een forse tijdsinvestering.

Een inventarisatie:

Ieder kwartaal wordt het AC geïnformeerd. Deadline voor stukken is telkens zes weken voorafgaand aan het overleg. Tijdens die zes weken werk ik aan bijschaven stukken wat gevraagd wordt (door BS), en aan voorbereiden presentatie. Uiteindelijk is na het overleg nog maar een maand de tijd voordat de volgende deadline is.

Maandelijks komen de ADR-directeuren bijeen. Dit overleg wordt voorbereid met een van de directeuren.

Regelmatig aanleveren stukken voor DIDO en HIDO

Aanleveren annotatie voor CPO overleg

Maandelijks overleg met ADR en ARK via BS

Kwartaal overleg met Peter van der Knaap als voorbereiding op AC

Voorbereiden AC met de CFO

Wekelijks overleg met eigen groeipad

Tweewekelijks overleg met de Bestuursstaf, elke maand met de CPO.

Ook moet een vorm van monitoring worden ontwikkeld, stapsgewijs, zodat we kunnen volgen of de acties worden opgepakt, of dat vlot en makkelijk verloop, of dat leidt tot de effecten die we ermee beogen óf dat acties en aanpak moet worden bijgesteld. Nog niet alle neuzen wijzen dezelfde richting op als het gaat om de monitoring. Men denkt te kunnen volstaan met de huidige inkoopmonitor ondanks dat daar nog grote witte vlekken in zitten ten aanzien van de informatie die wij nu voor de ADR-bevindingen nodig hebben.