Secretaris

Waar ben jij van?

Jij bent van ordening, transparantie, rust en overzicht. Als secretaris zorg je ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Jouw functie

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

De taken bestaan uit:

Je bent secretaris van een wekelijks overleg van een wethouder. Je zorgt dat de stukken op tijd binnen zijn, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden.

Je bent secretaris voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO

Indien nodig kun je collega’s in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting college en gemeenteraad

Jouw profiel

Als secretaris is het van belang dat je secuur werkt, ook onder tijdsdruk. We hebben namelijk te maken met wekelijkse deadlines. Je bent daarom stressbestendig. Daarnaast ben je behulpzaam als collega’s iets willen agenderen en daarvoor niet de juiste procedures kennen. Als je ziet dat iets beter kan of niet goed loopt, wacht je niet af maar neem je zelf initiatief. Inhoudelijke ben je niet de expert, maar je kan wel het overzicht houden over veel verschillende dossiers en je kunt snel op een nieuw dossier inspringen als dat nodig is. Tot slot sta je stevig in je schoenen als collega’s proberen om werkafspraken heen te werken.