Projectsecretaris iv/izb

Opdrachtgever

Per 1 juni 2024 zijn de taken van de programmadirectie pandemische paraatheid opgegaan in eennieuwe organisatie-eenheid, de directie Infectieziektebeleid, samen met de doorlopende takenn.a.v. de Covid-19 epidemie en de reguliere taken op het gebied van infectieziekten en vaccinaties.Bij de directie Infectieziektebeleid werken ongeveer 70 mensen, verdeeld over verschillende teamsdie onder de verantwoordelijkheid van een van de vier managementteam-leden vallen. Er heersteen open en collegiale sfeer waarin steeds de samenwerking wordt opgezocht, zowel binnen dedirectie als daarbuiten. Onder de directie IZB valt het Programma InformatievoorzieningInfectieziektebestrijding (IV IZB)
Programma Informatievoorziening Infectieziektebestrijding (IV IZB)Bij de bestrijding van een pandemie maar natuurlijk óók bij reguliere infectieziekten is het cruciaaldat de juiste informatie, op het juiste moment en op de juiste plek beschikbaar is voorprofessionals en burgers. Burgers hebben dan toegang tot hun eigen gegevens, beleidsmakerskunnen beter sturen op de aanpak van een pandemie, onderzoekers hebben toegang tot relevanteen juiste data voor onderzoek en professionals in de infectieziektebestrijding worden optimaalondersteund bij hun bestrijdingswerk. VWS werkt samen met het RIVM en de GGD’en(gesteund/ondersteund door GGD GHOR Nederland) aan een pandemisch paraatinformatievoorzieningslandschap waarin systemen samenwerken en elkaar ondersteunen. Ditvormt het landelijk Programma Informatievoorziening Infectieziektebestrijding (IV IZB). We werkenaan eenvoudig opschaalbare systemen bij onze publieke partners die bij een uitbraak grotehoeveelheden informatie kunnen verwerken en uitwisselen. Daarbij is speciale aandacht voor deprivacy en veiligheid van gegevens.

 

Project
In het Programma IV IZB hebben we de afgelopen periode intensief samengewerkt volgens een model met landelijke regie door VWS met inzet van onderliggende programma-organisaties bij RIVM en GGD GHOR Nederland. Aan de hand van een meerjarig programmaplan zal het beoogde informatievoorzieningslandschap de komende jaren stap voor stap gerealiseerd worden. Onderdeel van de totstandkoming van het definitieve plan is een kritische blik middels een aantal externe toetsen zoals Gateway reviews, een CIO-oordeel en een toets door de adviescommissie ICT (AC ICT). Aanbevelingen die hieruit voortkomen, worden benut om de kwaliteit van het programma te verbeteren.

Opdrachtomschrijving
Voor het programma IV IZB is programmamanagement ingericht dat bijeenkomt in een tweewekelijkse programmaraad, met een aansturende rol voor de programmamanagers van de ketenpartners RIVM en GGD GHOR Nederland; binnen VWS zorgt een coördinator voor de verbinding van de verschillende beleidsdossiers en het programma IV IZB. De ketenregisseur zit de programmaraad voor en zorgt voor samenwerking tussen de schakels van de keten. Hij wordt
hierbij ondersteund door de programmasecretaris, die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de programmaraad met de ketenpartners. Daarvoor legt de programmasecretaris verbinding tussen de afzonderlijke ketenpartners en verdiept zich ook inhoudelijk in de relevante aspecten van het programma zoals kwaliteits-, portfolio- en risicomanagement.

Het programmamanagement is het afgelopen jaar verder geprofessionaliseerd onder leiding van de ketenregisseur. De programmaraad loopt goed, de coördinatie en samenwerking tussen de partners is goed. Het programma staat aan het einde van de ontwerpfase en de vooravond van de realisatiefase Dit betekent dat er een drukke periode aankomt, waarin het van belang is dat alle processen in de governance van het programma strak geregisseerd worden. Om deze redenen zoeken wij een dedicated programmasecretaris om de ketenregisseur te ondersteunen en de programmaraad voor te bereiden en inhoudelijk vorm te geven.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
Voor dit programma zoeken wij een verbindende programmasecretaris met minimaal HBO werk- en denkniveau. De kandidaat is consciëntieus, integer, nauwkeurig en kan goed plannen en organiseren. Pro-actief communiceren zowel mondeling als schriftelijk is erg van belang.

Taken
- Overleg plannen (elke twee weken twee uur), zaal regelen en bezoekers aanmelden
- Concept agenda opstellen in overleg met voorzitter en in afstemming met RIVM en GGD GHOR Nederland
- Stukken verzamelen, beoordelen op kwaliteit, adviseren van voorzitter hierover en agenda+stukken versturen.
- Voorzitter en lid VWS voorbereiden en adviseren op overleg (mondeling of met schriftelijke annotatie)
- Verslag maken en acties bijhouden
- Terugkoppelen aan indieners van stukken en aan PMO’s van RIVM en GGD GHOR Nederland
- Signaleren van knelpunten en mondeling/schriftelijk inbrengen in het overleg
- Actiehouders najagen.
- Afstemmen met secretaris Landelijke Stuurgroep over onderwerpen die daar ook besproken/besloten moeten worden

Meer algemeen:
- structuur aanbrengen binnen het programma.
- ‘Oren en ogen’ van de voorzitter

Eisen

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau
Kandidaat beschikt over ervaring met secretarisschap van een programma

Wensen

Mate waarin de kandidaat kennis heeft van het IV/IZB programma (bijv opgedaan bij VWS, RIVM, GGD GHOR Nederland of GGD’en)
Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met werken binnen een ICT programma
Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.