Projectmedewerker – Cultuur

Jouw functie

De projectmedewerker ondersteunt het managementteam en de staf bij de uitvoering van projecten, staf overleggen en de transitie van de afdeling. Je beheert complexe agenda’s, bereidt overleggen voor, bewaakt actiepunten en coördineert werkzaamheden binnen MT portefeuilles. Daarnaast voer je activiteiten uit die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke veranderingen binnen de afdeling. Je werkt in een bestuurlijke context, schakelt snel tussen onderwerpen en gaat effectief om met complexiteit en dynamiek. Je bent flexibel, nauwkeurig, communicatief sterk en in staat om structuur te brengen in een veranderende omgeving.

Ondersteuning van transitieactiviteiten

Uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling.

Fungeren als verbindende schakel tussen staf, MT en de afdeling.

Ondersteuning van stafoverleggen

Voorbereiden van agenda’s, stukken en achtergrondinformatie.

Notuleren en bewaken van actiepunten.

Coördineren van opvolging en terugkoppeling naar betrokkenen.

Zorg dragen voor het vullen van de wethoudertas

Ondersteunen van MT en de portefeuilles

Ondersteunen van afdelingshoofden bij de dagelijkse werkzaamheden.

Bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom en bijbehorende deadlines (rol van afdelingssecretaris).

Beheren en afhandelen van publieksreacties.

Uitvoeren van complex agendabeheer voor afdelingshoofden.

Opstellen en coördineren van planningen voor programma’s en overleggen.

Inplannen en coördineren van reeksen periodieke overleggen, inclusief externe locaties en deelnemers buiten de gemeentelijke organisatie.

Notuleren en verzorgen van facilitaire ondersteuning (zoals catering/lunch).

Beheren van mailboxen en structureren van inkomende communicatie.

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten

Coördineren van acties en besluiten binnen de MTportefeuilles.

Voorbereiden van overleggen en monitoren van voortgang.

Signaleren van knelpunten, risico’s en prioriteiten.

Project- en procesondersteuning

Opstellen en bijhouden van projectdocumentatie, actielijsten en rapportages.

Meedenken over procesverbeteringen en efficiëntie.

Jouw profiel

Je beweegt moeiteloos door een omgeving waar onderwerpen, belangen en niveaus elkaar in hoog tempo afwisselen. In die dynamiek blijf je scherp: je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat agenda’s, overleggen en actiepunten strak georganiseerd zijn. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en weet precies wat er nodig is om het MT soepel te laten functioneren. Dankzij jouw zelfstandige en proactieve houding signaleer je knelpunten vroeg, denk je mee in oplossingen en draag je zichtbaar bij aan zowel organisatorische als inhoudelijke verbeteringen. Waar de context verandert, blijf jij flexibel en stressbestendig, en creëer je rust zodat anderen met vertrouwen kunnen doorwerken.