Pmo business support proces & implementatie

Opdrachtomschrijving
Business Support Proces & Implementatie

Doel van de opdracht Verantwoordelijk voor het borgen, optimaliseren en implementeren van werkwijzen en processen binnen Sp0, in een complexe bestuurlijke omgeving. De opdrachtnemer werkt binnen een hybride context (SAFE , ketenmanagement, programmatisch werken) en schakelt effectief tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ervaring binnen de Rijksoverheid is een grote pre De focus ligt op een actueel, gedragen en uniform toegepast Way of Working, waarin procesinrichting, implementatie, verandermanagement en stakeholdermanagement samenkomen. 

Werkzaamheden:

1. Beheer en borging Way of Working Actualiseren en beheren (incl. versiebeheer) van het handboek Way of Working.
   Inrichten en bewaken van governance op procesdocumentatie.
   Borgen van samenhang tussen interne werkstromen, PMO en externe ketenpartners (o.a. Land IT, COMMIT, Programma Foxtrot).
   Synchroniseren met de project intranetpagina.
2. Procesmodellering en optimalisatie Analyseren, modelleren en visualiseren van processen (Visio).
   Opstellen van heldere procesbeschrijvingen binnen complexe IT- en bestuurlijke ketens.
   Toepassen van LEAN- en ketenprincipes en signaleren van knelpunten.
3. Implementatie en draagvlak
   Ontwikkelen en verzorgen van workshops en ondersteunend materiaal.
   Begeleiden en coachen van collega's bij nieuwe werkwijzen.
   Communiceren op alle organisatieniveaus en ondersteunen bij verandertrajecten.
4. Analyse en advisering
   Proactief signaleren van knelpunten in processen.
   Formuleren en inbrengen van verbetervoorstellen binnen SAFe/LEAN-context.
   Adviseren van transitiemanager en Lead PMO over procesinrichting en implementatie.
5. Samenwerking en rapportage
   Nauwe samenwerking met transitiemanager en PMO.
   Functionele rapportage aan Lead PMO.
   Effectief opereren binnen (bij voorkeur) Rijksoverheid/Defensie-context. 

Prestatiedoelen
De opdracht is succesvol wanneer:

Het Way of Working-handboek actueel, logisch gestructureerd en voorzien van correct versiebeheer is.Intranet synchroon loopt met het handboek en samenwerkingsrelaties inzichtelijk zijn.Processen uniform en professioneel zijn uitgewerkt conform SAFe.Implementatie leidt tot aantoonbaar begrip en juiste toepassing.Knelpunten tijdig worden gesignaleerd en structureel worden opgevolgd.Stakeholders zich adequaat ondersteund voelen. De opdrachtnemer opereert zelfstandig, initiatiefrijk en omgevingssensitief binnen een complexe bestuurlijke context.

Achtergrond opdracht
Het programma FOXTROT geeft invulling aan de digitale transformatie van de krijgsmacht binnen het mobiele militaire domein. Daarmee
operationaliseert FOXTROT de ambities uit de Defensievisie 2035, in lijn met de richting zoals vastgelegd in de IT-strategie. FOXTROT is een
krijgsmacht breed programma dat de noodzakelijke veranderingen organiseert om Informatie Gestuurd Optreden (IGO) binnen het mobiele
optreden mogelijk te maken. Het doel is dat alle mobiele platformen altijd veilig verbonden zijn en interoperabel kunnen samenwerken met
(inter)nationale partners. Connectiviteit vormt hierbij het fundament voor genetwerkt en informatie gestuurd optreden.
Spiral 0 is het eerste meerjarige realisatieproject dat zich richt op de modernisering van de 43e Gemechaniseerde Brigade van de Koninklijke
Landmacht.
Het project is organisatorisch gepositioneerd binnen Landgebonden IT en kent een doorlooptijd loopt tot en met 2029.
De realisatie van Spiral 0 vindt plaats in een complex speelveld met een groot aantal afhankelijkheden van andere initiatieven, programma’s en
ketenpartners. Het betreft meer dan dertig onderlinge afhankelijkheden met een hoge mate van diversiteit, waarvoor continue afstemming en
actieve synchronisatie noodzakelijk zijn om de projectdoelstellingen te behalen. Dit vraagt om nauwe samenwerking met een breed palet aan
stakeholders binnen en buiten Defensie.
Binnen Spiral 0 wordt gewerkt volgens een Safe-werkwijze. Deze manier van werken sluit aan op en wordt meegenomen in de bredere transitie
waarin Landgebonden IT Safe implementeert en door ontwikkelt. De geworven posities leveren vanuit deze context een wezenlijke bijdrage aan
zowel de realisatie van het project als aan de ondersteuning en versterking van de ketenorganisatie. De opgedane kennis en ervaringen worden
benut binnen de SAFE-transitie van Landgebonden IT en dragen bij aan een samenhangende, toekomstbestendige inrichting van het landgebonden
IT-domein.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's
Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van
verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende
de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.
Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale
resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en
planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

•  Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

 

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.
• e-CF profiel: Project Manager | E.07 Management van veranderingen in bedrijfsprocessen

 

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie.

Hybride: Thuiswerken is toegestaan, conform desbetreffende aangegeven frequentie.