Opdracht ict governance, portfolio-, en servicemanagement

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Gemeente Nieuwegein wil een verdere professionaliseringsslag maken in haar IT en informatievoorziening. Concreet gaat het om het beheer van de ICT omgeving, het beheer van de vele applicaties en de wijze waarop we projecten met een ICT-component opstarten, plannen en uitvoeren. We zoeken hiervoor de juiste kennis en expertise die aangeboden wordt door één partij.

ICT-dienstverlening is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar we voorheen veel zelf in beheer hadden, nemen we nu steeds vaker ICT-diensten als een service af bij externe partijen. Deze transitie vraagt om een hernieuwde inrichting van onze ICT-governance en sturing. Zo is onlangs de levering van diensten op gebied van het datacenter overgenomen door een externe leverancier, waardoor we dit nu als een service (IaaS) afnemen. Deze verschuivingen maken het noodzakelijk om te kijken naar de manier waarop we onze ICT beheren en aansturen, zodat we nu en in de toekomst blijven beschikken over een betrouwbare ICT-dienstverlening. Het gaat dan onder andere om: 

• Vastleggen van afspraken hoe we incidenten en problemen aanpakken, en wijzigingen doorvoeren. 
• Afspraken over de wijze waarop we ons applicatielandschap onderhouden, het versiebeheer van applicaties vormgeven en zorgdragen voor tijdige vervanging van applicaties en diensten. 

Om dit te realiseren willen we binnen de gemeente Nieuwegein ons portfoliomanagement versterken en inzetten op het toepassen van best practices en processtandaarden voor uitvoer van verschillende ICT-processen. Dit geldt zowel voor centraal en decentraal applicatiebeheer. De eerste stappen die we willen zetten zijn gericht op de introductie van processen die vallen onder IT Servicemanagement. Concreet gaat het hier om incident-,problem- en changemanagement. Daarnaast willen we met alle contracteigenaren afspraken maken over de toepassing van applicatie lifecycle management. 

De gemeente Nieuwegein ziet op hoofdlijnen de volgende 3 onderwerpen als kern van het op te stellen en uit te voeren plan van aanpak:

• Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement
• Opzetten en implementeren van processen voor doorvoeren wijzigingen en afhandeling incidenten en problemen, gebaseerd op de methodiek IT Servicemanagement.
• Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management bij centraal en decentraal applicatie/functioneel beheer
• Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is geen overkoepelend ICT-portfolio waarin zichtbaar is welke projecten en initiatieven er lopen. Dit leidt tot onvoldoende zicht op de benodigde en beschikbare capaciteit, waardoor projecten onverwacht stil komen te liggen of uitlopen. Daarnaast worden ICT-gerelateerde initiatieven buiten het portfolioproces om opgestart, wat verstoringen in het geplande werk veroorzaakt. Ook is de functie van projectmanagement onvoldoende ingevuld, wat leidt tot variabele uitvoeringsmethoden en sturing van projecten. Er is inmiddels een start gemaakt met een projectenportfolio door onze senior projectleider.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Portfoliomanagement & Governance
  • Ondersteunen bij inrichting en implementatie van ICT-portfolioproces.
  • Uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, prioritering en governance.
• Projectmanagementstandaard
  • Ontwikkelen van een uniform projectmanagementraamwerk.
  • Optimaliseren van projectaansturing en begeleiden van medewerkers.
• Capaciteitsbeheer
  • Inzicht creëren in beschikbare en benodigde capaciteit.
  • Invoeren van processen voor signalering en oplossing van knelpunten.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.
• Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor Applicatie Lifecycle Management (ALM) om de continuïteit en efficiëntie van applicaties gedurende hun hele levenscyclus te waarborgen. Dit omvat het beheer van applicaties vanaf de ideevorming, beheer en onderhoud en opnieuw aanbesteding van de applicatie of ontmanteling van het systeem. Het applicatiebeheer binnen gemeente Nieuwegein is zowel centraal, als decentraal belegd.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • In kaart brengen van huidige werkwijzen, applicatiefases en beheertaken.
  • Identificeren van knelpunten en benodigde werkafspraken.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Ontwerpen en beschrijven van ALM-processen op basis van levensfases.
  • Vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en aansturing.
  • Opstellen van een inrichtingsvoorstel voor aansturing van functioneel beheer.
• Training & Implementatie
  • Bepalen van trainingsbehoeften en opstellen van een opleidingsplan.
  • Trainen van medewerkers en implementeren van ALM processen.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.
    
    
• Opzetten en implementeren van IT Servicemanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor IT Service Management (ITSM) om de continuïteit en efficiëntie van IT-diensten te waarborgen. Dit omvat onder andere het beheer van wijzigingen, incidenten en problemen binnen de IT-infrastructuur.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • Inventariseren van bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden.
  • In kaart brengen van opleidingsbehoeften voor huidige en nieuwe medewerkers.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Inrichten en documenteren van processen voor (minimaal) incident-, problem- en changemanagement.
  • Definiëren en beleggen van rollen zoals Incident-, Problem-, en Change Manager.
• Training & Implementatie
  • Trainen van medewerkers.
  • Implementatie van de processen in de dagelijkse werkwijze.
• Monitoring & Verbetering
  • Monitoren van prestaties van de processen.
  • Doorvoeren van optimalisaties op basis van evaluaties.

Voorbeeldberekening:
a. Inschrijver A: Kwartiermaker €110/u (60%), Consultant €95/u (40%)
Gemiddeld: (110×0,6) + (95×0,4) = €104/u → Laagste tarief → 30 punten
b. Inschrijver B: Gemiddeld €120/u → Score = (104 / 120) × 30 = 26 punten
c. Inschrijver C: Gemiddeld €140/u → Score = (104 / 140) × 30 = 24,3 punten

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de volgende onderdelen
- Duidelijkheid in de beschrijving van en samenhang in de fasering van de te verrichten (blokken van) werkzaamheden. Geef hierbij ook duidelijk aan wat voor u een haalbare startdatum is;
- Inzicht in de eerste inschatting van de doorlooptijd en beschrijving van waar de ‘blinde’ vlekken en onzekerheden zitten;
- Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel/niet gerealiseerd te krijgen;
- Duidelijkheid in de beschrijving en wijze waarop draagvlak wordt gecreëerd bij de organisatie en de medewerkers worden geënthousiasmeerd en gemotiveerd;
- De wijze waarop de opdrachtnemer de voortgang op de opdracht en de realisatie van de resultaten monitort en terugkoppelt aan de opdrachtgever;
- De wijze waarop de opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding van de opdracht;
- De mate van aansluiting op de context en behoefte van de gemeente Nieuwegein.

Competenties

• Proactief en resultaatgericht.
• Analytisch en strategisch denker.
• Teamspeler met leiderschapskwaliteiten.
• Sterke communicatieve vaardigheden.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 4 pagina’s per professional opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.