Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen

Opdrachtomschrijving

De opdracht betreft het tijdelijk leveren van ondersteuning bij de inrichting, coördinatie en uitvoering van bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.
De opdrachtnemer draagt zelfstandig zorg voor het structureren en optimaliseren van werkprocessen, zodat
afspraken efficiënt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden. De nadruk ligt op het aanbrengen van overzicht, structuur en voortgangsbewaking binnen bestuurlijke secretariële processen.

De opdrachtnemer levert zelfstandig de volgende resultaten op:

Een effectief en overzichtelijke ingerichte agenda-en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen.
Tijdig en volledig verzorgen van de vergaderstukken in Notubiz
Een gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentie
Professionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomst en werkbezoeken
Een duidelijk en efficient ingericht communicatie- en contact proces voor interne en externe stakeholders. 

Werkzaamheden: 

• Coördineren en structureren van bestuurlijke agenda's;
• Voorbereiden en completeren van vergaderstukken;
• Bewaken van voortgang en deadlines binnen de bestuurlijke processen;
• Beheren van mailboxen en correspondentie;
• Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten;
• Afstemming met interne en externe stakeholders.

Kandidaatomschrijving

Van de kandidaat verwachten wij: 

• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning binnen een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Ervaring met vertrouwelijke informatie en politieke sensitiviteit;
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht

Gevraagde competenties:

• Organisatiesensiviteit
• Nauwkeurigheid
• Plannings- en organisatievermogen
• Communicatieve vaardigheden. 

Toelichting op rooster

Minimaal 32 uur per week.