I-contracten verbeteraar

Organisatie
Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

Opdracht
De ingehuurde medewerker krijgt de opdracht om het (I-)contract- en leveranciersmanagement binnen de organisatie verder te professionaliseren, structureren en borgen. Doel is te komen tot een beheerst, transparant en toekomstbestendig contract- en leveranciersbeleid dat bijdraagt aan kosten- en risicobeheersing, naleving van wet- en regelgeving en het realiseren van organisatiedoelstellingen.

Fase 1 – Analyse en in beeld brengen (huidige situatie)
Doel: inzicht verkrijgen in de huidige inrichting, knelpunten en risico’s van het contract- en leveranciersmanagement van alle I-contracten.

Resultaten:

• In beeld brengen + analyse van bestaande contracten, SLA’s, DVO’s, DAP’s en OLA’s.
• Inventarisatie van lopende leveranciersrelaties, prestaties en risico’s.
• Inzicht in huidige rollen, verantwoordelijkheden en overlegstructuren.
• Analyse van bestaande rapportages en sturingsinformatie.
• Beoordeling van het huidige aanbestedingsproces van I&I (incl. datasoevereiniteit en AI).
• Overzicht van knelpunten, verbeterkansen en risico’s.
• Draagvlakgesprekken met relevante stakeholders (inkoop, informatiemanagement, teamleiders, control, management).

Eindproduct fase 1: een beknopte analyse met verbeteradvies en prioritering.
Fase 2 – Ontwerp nieuwe inrichting (toekomstige situatie)

Doel: ontwerpen van een toekomstbestendig en praktisch uitvoerbaar model voor contract- en leveranciersmanagement.
Resultaten:

• Uitgewerkt procesontwerp voor contractmanagement (incl. lifecycle, monitoring en bijsturing).
• Uitgewerkt procesontwerp voor leveranciersmanagement (selectie, beoordeling, strategische sturing).
• Ontwerp van een besturingsmodel met:
  • heldere rollen en verantwoordelijkheden,
  • overleg- en rapportagestructuur,
  • escalatielijnen,
  •  
• Standaardformats voor SLA’s, rapportages en evaluaties.
• Geactualiseerd aanbestedingsbeleid met richtlijnen voor datasoevereiniteit en AI.
• Roadmap voor implementatie.

Eindproduct fase 2: vastgesteld doelmodel inclusief implementatieplan.
Parallelle Fase – Implementatie én directe uitvoering
Doel: het nieuwe contract- en leveranciersmanagement invoeren én direct toepassen in de praktijk.

Concrete resultaten:

• Formeel vaststellen en activeren van het nieuwe beleid en besturingsmodel.
• Direct toepassen van het contractmanagementproces op lopende ICT-contracten (actualiseren SLA’s/DVO’s, vastleggen KPI’s, starten periodieke overleggen).
• Invoeren en daadwerkelijk gebruiken van dienstverleningsrapportages.
• Actief voeren van leveranciersgesprekken op basis van prestatie, risico en kosten.
• Toepassen van het geactualiseerde aanbestedingsbeleid in lopende en nieuwe trajecten.
• Borging van werkwijze, rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Eindresultaat:
Een werkend en toegepast contract- en leveranciersmanagementproces dat zichtbaar wordt gebruikt in de dagelijkse praktijk.

Competenties

• Je bent analytisch, bent in staat om de rode lijn te vinden in complexe situaties;
• In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden;
• Risicobewust en financieel inzicht;
• Procesmatig denken en governance-ontwerp;
• In staat om beleid direct te vertalen naar concrete acties;
• Stevige gesprekspartner voor leveranciers én interne stakeholders;
• Coachende vaardigheden om eigenaarschap in de organisatie te borgen.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg - flexibel

•