Groei toolbox- en procesontwikkelaar

Opdrachtomschrijving

De opdrachtnemer draagt bij aan de professionalisering van de GROEI-aanpak door drie kernopgaven te ontwikkelen: het werkproces, de toolbox voor de formalisatiefase en het onboardingsprogramma. Samen vormen deze de basis voor schaalbare ondersteuning van intergemeentelijke samenwerkingsinitiatieven in het Kenniscentrum Innovatie.

De opdracht bestaat uit drie kernopgaven:
1. Werkprocesinrichting: start, doorstroom en uitstroom
Het werkproces voor ondersteuning van intergemeentelijke samenwerkingsinitiatieven moet worden vormgegeven met focus op start, doorstroom (tussen fasen) en uitstroom. De opdrachtnemer ontwikkelt:
• Werkwijze en formats om bij de start van samenwerkingen tussen VNG en communities heldere afspraken te maken over doelen, aanpak en verwachtingen.
• Doorstroomcriteria en checkpoints voor faseovergangen (initiatieffase → formalisatiefase → beheerfase)
• Uitstroomproces met exit-criteria en afronding
• Werkprocesbeschrijving met rollen, verantwoordelijkheden en beslismomenten
• Monitoringskader voor voortgangsbewaking per fase

Het werkproces wordt overgedragen aan het Kenniscentrum Innovatie.

2. Toolbox-doorontwikkeling voor de formalisatiefase
De opdrachtnemer ontwikkelt minimaal 3 nieuwe tools specifiek voor de ondersteuning van samenwerkingsverbanden in de formalisatiefase. Een tool bestaat uit één of meerdere templates, handreikingen, werkprocessen, werkvormen, formats, inclusief gebruikershandleiding, gericht op het wegnemen van een drempel voor opschaling. De tools worden gekozen op basis van praktijkbehoeften bij communities die door het Kenniscentrum Innovatie worden ondersteund. Te denken valt aan:
• Werkwijzen en instrumenten voor het instellen en innen van een communitybijdrage
• Instrumenten en templates voor het inrichten van governance
• Formats voor formalisering van samenwerkingsverbanden
• Innovatieve oplossingen voor de transitie naar beheer (denk aan steward owned)

Elke tool wordt:
• Afgestemd met relevante stakeholders
• Gevalideerd in praktijk met tenminste één samenwerkingsverband
• Opgeleverd met een gebruikersinstructie

De tools worden overgedragen aan het Kenniscentrum Innovatie.

3. Onboardingsprogramma en Community of Practice

Om de GROEI-aanpak overdraagbaar te maken, ontwikkelt de opdrachtnemer een onboardingstraject: een reeks werkvormen en sessies waarmee begeleiders van intergemeentelijke samenwerkingsinitiatieven zelfstandig met de GROEI-toolbox kunnen werken. Het onboardingstraject wordt gevalideerd en verfijnd via een Community of Practice. Deze community fungeert als:
• Testomgeving voor validatie van het onboardingstraject
• Leerplek voor kennisuitwisseling tussen deelnemers
• Platform waar deelnemers gezamenlijk next steps bepalen

De community of practice bestaat uit minimaal 4 bijeenkomsten met minimaal 3 verschillende deelnemers. Op basis van hun ervaringen wordt het onboardingstraject iteratief verbeterd. De opdracht resulteert in een gevalideerd onboardingstraject en een evaluatierapport met aanbevelingen voor duurzame borging van de community. Het onboardingsprogramma wordt overgedragen aan het Kenniscentrum Innovatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het autonoom vormgeven en uitvoeren van onderstaande werkzaamheden, op de drie kernopgaven:

A. Werkprocesinrichting: start, doorstroom en uitstroom

• Ontwikkelen van werkwijze en formats voor de startfase: heldere afspraken tussen VNG en communities over doelen, aanpak, verwachtingen en wederzijdse verantwoordelijkheden

• Ontwerpen van doorstroomcriteria en checkpoints voor faseovergangen (initiatieffase → formalisatiefase → beheerfase)

• In kaart brengen en opstellen van uitstroomproces met exit-criteria en afsluitprocedure

• Opstellen van werkprocesbeschrijving met rollen, verantwoordelijkheden en beslismomenten per fase

• Ontwikkelen van monitoringskader voor voortgangsbewaking per fase

• Visualiseren van het werkproces in overzichtelijke flowcharts en processtappen

• Valideren en afstemmen van het werkproces met relevante stakeholders binnen het Kenniscentrum Innovatie

• Overdragen van werkproces aan Kenniscentrum Innovatie met toelichting en handleiding

B. Toolbox-doorontwikkeling voor formalisatiefase

• Inventariseren van praktijkbehoeften bij communities in formalisatiefase (in samenspraak met Kenniscentrum Innovatie)

• Selecteren van minimaal 3 tools die concrete drempels voor opschaling wegnemen

• Ontwerpen en ontwikkelen van elk van de tools, bestaande uit:

◦ Templates, handreikingen, werkvormen en/of formats

◦ Gebruikershandleiding per tool

• Afstemmen van elke tool met relevante stakeholders

• Valideren van elke tool in de praktijk met tenminste 1 samenwerkingsverband

• Iteratief bijstellen op basis van validatie-ervaringen en feedback

• Documenteren van validatiebevindingen per tool

• Overdragen van tools aan Kenniscentrum Innovatie inclusief gebruiksinstructies

C. Onboardingsprogramma en Community of Practice

• Ontwikkelen van onboardingstraject bestaande uit reeks werkvormen en sessies voor zelfstandig gebruik GROEI-toolbox

• Samenstellen van ondersteuningsmaterialen (zoals kennismakingsdocumenten, instructievideos, stap-voor-stap handleidingen)

• Opzetten en faciliteren van Community of Practice met minimaal 3 verschillende deelnemers

• Organiseren van minimaal 4 bijeenkomsten (online of fysiek) voor:

◦ Validatie van onboardingstraject in praktijk

◦ Kennisuitwisseling tussen deelnemers over toepassing GROEI

◦ Gezamenlijke bepaling van next steps

• Documenteren van bijeenkomsten met verslaglegging en opbrengsten

• Iteratief verbeteren van onboardingstraject op basis van praktijkervaringen deelnemers

• Evalueren van community en onboardingstraject

• Opstellen van evaluatierapport met lessen, concrete verbeterpunten en aanbevelingen voor 2027

De opdrachtnemer werkt zelfstandig en bepaalt de eigen werkwijze, werktijden en inzet van middelen. VNG Realisatie treedt op als opdrachtgever en stelt kaders, maar stuurt niet op werkzaamheden of aanwezigheid. De opdrachtnemer is vrij om onderdelen van de opdracht uit te besteden aan derden, mits de kwaliteit en DBA-compliance gewaarborgd blijven.