Functioneel beheerder

Concreet voert de Functioneel beheerder de volgende taken uit:

• Evalueren van de functionaliteit van het Content Management-systeem en de parafeerapp.
• Uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, coördineren van de invoering van wijzigingen en coördineren van het testen van gerealiseerde wijzigingen.
• Ondersteunen van de eerstelijns functioneel beheerder bij incidenten en verstoringen.
• Coördineren en managen van organisatorische en technische knelpunten en problemen.
• Onderhouden van contacten en nauw samenwerken met in- en externe leveranciers.
• Aansturen en coördineren van in- en externe leveranciers.
• Formuleren van eisen aan ICT-dienstverlening en beheren van ICT-dienstverlenings-overeenkomsten.
• Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem.
• Uitvoeren van risicomanagement en -analyse op het proces in samenwerking met informatiebeveiliging en architectuur.
• Deelnemen aan projecten die het gebruik van DMS en/of de parafeerapp raken.
• Meewerken aan de afbouw van Content Manager en de migratie van Content Manager naar het nieuwe CSP.

Achtergrond opdracht

In de huidige situatie is informatievoorziening niet meer weg te denken uit de processen in de organisatie. Het krijgen van de juiste informatie op de juiste plek is steeds meer kritisch en noodzakelijk en de daarvoor benodigde applicaties zijn dan ook cruciaal voor de continuïteit van veel processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via het huidige document managementsysteem Content Manager (CM) en de hieraan gekoppelde beveiligde (parafeer)app. Deze stukkenstroom met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten gebeurt nu steeds vaker buiten reguliere kantoortijden en dit resulteert in een beroep op de bereidwilligheid en flexibiliteit van de medewerkers bij problemen. Dit is niet wenselijk en dus is er behoefte aan uitbreiding van de ICT-ondersteuning op de stukkenstroom voor de politieke en ambtelijke top. Content Manager is een tool van Microfocus dat al sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement van I&W voor het document management en de daarbij horende workflows. De stukkenstroom richting de kamer en de minister zijn hierin een belangrijk onderdeel. Voor het goedkeuren op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld door SSC-i, welke wordt beheerd en uitgerold door SSC ICT. De app en de CM omgeving zijn belangrijk voor de ambtelijke top en de medewerkers die de stukken voorbereiden. Met name in kritische periodes is het goed functioneren van deze technologie essentieel. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden. Naast het functioneel beheren van Content Manager en de parafeer app kan je ook voor andere applicaties ingezet worden. Belangrijk binnen de nieuwe opdracht is dat Content Manager wordt uitgefaseerd. Dit betekent dat er een migratie plaats moet vinden naar ons nieuwe CSP. De medewerker zal een belangrijke rol gaan spelen bij de migratie en afbouw van Content Manager. Veel kennis is daar dus voor nodig van de huidige omgeving.

Over de klant:

Organisatorische context en cultuur

De Directie Informatie en Exploitatie (IenE) is binnen het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) het organisatieonderdeel waar de I-functie is geconcentreerd. Deze I-functie omvat alle vormen van dienstverlening op ICT-gebied: van gebruikersondersteuning en beheer via leveranciersmanagement en projectuitvoering tot en met (strategisch) advies. IenE treedt op als intermediair tussen klanten, opdrachtgevers en leveranciers, waarbij de klant centraal staat. De directie IenE bestaat uit drie afdelingen: Business Informatie, Ontwikkeling en Exploitatie.

Beschrijving van de afdeling

De afdeling Exploitatie maakt essentiële zaken mogelijk zoals het beheer, beveiligen en verbeteren van het bedrijfsvoeringssysteem van heel Infrastructuur en Waterstaat (SAP), het beantwoorden van Kamervragen via Delphi en het digitaal archiveren van kilometers documenten in Content Manager. De afdeling werkt ook voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Inspectie Leefomgeving en Transport en het KNMI. Met onder anderen functioneel beheerders, contractmanagers, informatiebeveiligingsadviseurs en scanmedewerkers zorgt de afdeling ervoor dat applicaties goed en veilig blijven draaien en aansluiten bij de wensen van klanten, in een fijne en positieve werksfeer.