Adviseur contractmanagement-project gevelisolatie (gi)

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Adviseur contractmanagement.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Vaste werkdagen : maandag team dag kantoor RWS Surinamepad 90 te Haarlem

Opdrachtomschrijving:
Het Landelijk project Gevelisolatie (GI) omvat onder andere het onderzoeken van geluidgevoelige gebouwen (vnl. woningen, scholen en zorgcentra) als gevolg van te hoge geluidbelasting op de gevels binnen diverse projecten voor zowel Rijkswaterstaat als ProRail, DGLM en Defensie. Projecten variëren in omvang van 1 tot 500+ woningen. Gemiddeld zijn er ca. 25-40 projecten tegelijk in behandeling. Indien uit het onderzoek blijkt dat een gebouw onvoldoende geïsoleerd is tegen geluid wordt deze op kosten van het betreffende project voorzien van aanvullende geluidwerende voorzieningen. Het onderzoek is uitbesteed aan een aantal ingenieursbureaus en de uitvoering van de maatregelen aan een aantal aannemers.

De projectorganisatie is opgebouwd volgens het vijfrollen IPM-model RWS. Er een manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager. De rol van Projectmanager wordt ingevuld door de Contractmanager.
De contractmanager houdt zich bezig met de contractering van alle dienstverlening en uitvoering van werken door derden. Na de contracteringsfase is de contractbeheersing een belangrijkonderdeel van het werkpakket.

Door dat het project geen eigen budget heeft is een complexe financiële administratie noodzakelijk. Dit heeft veel invloed op de contractbeheersing. Alle kosten die worden gemaakt binnen het project worden zoveel als mogelijk direct op de onderhanden projecten geboekt in SAP. Door de veelheid aan project die gelijktijdig onderhanden is in verschillende projectfasen is het belangrijk om erg zorgvuldig te werken. Daarnaast is het project erg klantgericht ingesteld en is het belangrijk om logica te zien in gerealiseerde mijlpalen binnen de afzonderlijke processen.

De contractmanager heeft hiervoor een team met daarin een senior inkoopadviseur, directievoerder uitvoeringscontracten en een kostendeskundige. Voor ondersteunende taken, met name op het gebied van contractbeheersing, is behoefte aan een adviseur contractmanagement. Daarnaast zal deze adviseur een bijdrage gaan leveren aan de opstelling van nieuwe contracten. Veel van de nu lopende contracten worden in de komende maanden opnieuw aanbesteed in verband met het aflopen per einde 2025.

Opdrachtomschrijving
Je ondersteunt de contractmanager en andere collega’s binnen het team contractmanagement. De specifieke taken die daarbij worden voorzien zijn als volgt:
Contractvoorbereiding:
1. Voor het onderzoek in de woningen door een ingenieursbureau worden raamovereenkomsten gebruikt. Het is jouw taak om batches/nadere overeenkomsten samen te stellen zodra een nieuw project in onderzoek kan worden genomen.
2. Zorgdragen voor een juiste inrichting van de financiële administratie bij nieuwe contracten en wijzigingen op deze contracten;
3. Uiteraard werk je hierbij nauw samen met je collega’s uit de teams projectbeheersing, omgevingsmanagement en contractmanagement.
Contractbeheer:
Contractadministratie
4. Zorgdagen voor een complete contractadministratie conform de eisen van RWS in zowel Connect (Sharepoint), woningdatabase ISIS en SAP inkoopdossier;
Prestatieverklaringen
5. Je verzamelt maandelijks benodigde informatie om aan te tonen dat een bepaalde prestatie door een ingenieursbureau of aannemer is geleverd en kan worden betaald. Je maakt hierbij gebruik van de mijlpaalregistraties in de woningdatabase ISIS en de informatie in ons
financiële systeem SAP.
6. Voorbereiden van prestatieverklaringen voor lopende contracten met bijbehorende onderbouwing van de prestatie;
7. Uiteraard werk je hierbij nauw samen met je collega’s uit de teams projectbeheersing en contractmanagement.
8. Vlotte verwerking van door contractmanager geaccordeerde prestatieverklaringen in SAP;
Opstellen eindafrekeningen
9. Zodra de werkzaamheden uit een nadere overeenkomst door een ingenieursbureau zijn afgerond, is het jouw taak om een eindafrekening op te stellen.
Managementinformatie:
10. Je verzorgt managementinformatie over in uitvoering zijnde contracten.
11. Je doet voorstellen voor proces- en organisatieverbeteringen, je signaleert knelpunten en draagt hiervoor oplossingen aan.

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).